聞き取りで作る業務手順書
会社で続けている仕事を一覧にし、担当がいない仕事と、できる人が1人以下の仕事を弱点として赤く目立たせます。弱点の仕事から順に、今している人へ決まった12の質問で聞き取り、答えを手順書の下書きへ写します。担当者が確かめた手順書は社内に公開でき、外部のAIへ渡す形でも出せます。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
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人手が足りず、総務や経理の仕事が1人に寄っていて、その人が休むと止まる仕事がある会社
02
中小企業の総務、経理、社長の右腕の人で、手順書を一から書く時間が取れない担当者
03
手順書を書いて配るより先に、誰がいなくなると止まる仕事はどれかを知りたい会社
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退職や長い休み、異動が決まった人の仕事を、誰に引き継いだかまで追いたい会社
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社内の手順を、業務センターや外部のAIにも読ませたい会社
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仕事の名前、区分、頻度、担当、控え、できる人の数、止まったときの影響、手順書の状態を並べます。担当がいない仕事と、できる人が1人以下の仕事は赤い帯と背景で先に並び、弱点だけのタブで絞れます。
仕事の詳細に、担当と控え、できる人の数、聞き取りの進みが出ます
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担当、一人でできる控え、ほかにできる人を、重なりを除いて数えます。練習中の控えと、退職日を過ぎた人は数えません。担当が決まっていない、控えが練習中、手順書が下書き、見直しの時期といった印が仕事ごとに出ます。
決まった12の質問を、聞き方の例を見ながら順に聞き取ります
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目的、いつやるか、きっかけ、最初に開くもの、手順、判断の分かれ目、間違えやすいところ、終わりの確かめ方、かかる時間、困ったときの相談先、要る権限と道具、例外と時期による違いの12問です。質問ごとに聞き方の例が出て、聞いた相手と日も残ります。
答えから作った下書きを直し、手順ごとに業務アプリとその操作を選びます
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答えを手順書の項目へ写し、手順の答えは1行を1つの手順にして、行の頭の番号や記号を外します。行に業務アプリの名前と操作の名前があれば、その操作を手順に結びます。下書きは決まった写し方で作り、AIは使いません。手順は並べ替え、間への追加、消すことができます。
手順書を外部のAIへ渡す形にして、写すかファイルに保存します
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手順書を見出しと箇条書きの文にし、AIへの前置きを付けて、写すかファイルに保存します。業務センターと外部のAIツールをつないだ会社では、AIが手順書を直接読め、仕事の追加、聞き取りの答えの入力、下書きを作ることも頼めます。
引き継ぎで、去る人の仕事ごとに3つの確かめと進み具合を見ます
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引き継ぐ人を選ぶと、その人が担当、控え、できる人に入っている仕事が選ばれます。仕事ごとに次の担当、ほかにできる人、手順書の確認の3つで進み具合を出し、最後に出る日までの日数で色が変わります。名簿に90日以内の退職日が入った人も出ます。
スマホでも、弱点の仕事と確かめることを一覧で見られます
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担当、控え、ほかにできる人を、従業員台帳の名簿の在籍の人から選びます。名簿に無い人は名前を文字で入れられ、名簿が無い会社でも使えます。担当と控えに同じ人は選べません。
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担当者が読んで確かめたら、確かめた人の名前と日を残して確認済みにします。確認済みの手順書だけを公開でき、公開した手順書はこのアプリを使える全員が読めます。公開した後に直すと印が出て、公開し直せます。
聞き取りで作る業務手順書は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
会社で続けている仕事を、担当が決まっていないものも含めて追加し、担当と控えを名簿から選びます。
弱点の仕事から順に、今している人へ12の質問で聞き取り、答えから手順書の下書きを作ります。
担当者が下書きを読んで直し、確認済みにしてから、必要なら全員に公開します。
退職や長い休み、異動が決まったら引き継ぎを始め、仕事ごとの3つの確かめがそろうまで進めます。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
総務の担当
仕事、担当と控え、止まったときの影響
今している人
12の質問への答え
従業員台帳
社員の名簿と退職日
聞き取りで作る業務手順書
仕事ごとの担当、できる人、手順書、引き継ぎの台帳
見る・出す
総務の担当と経営者
弱点の仕事と引き継ぎの進み具合
社内の全員
公開した手順書
業務センターと外部のAI
AIへ渡す形の手順書
データはアベイルシステムに保存し、会社の管理者と、管理者が全員分を扱うと選んだ人の端末に届きます。ほかのメンバーには公開した手順書と設定だけが届き、仕事の一覧、聞き取りの答え、社員の名簿は届きません。
社員は従業員台帳と共有の名簿を読むだけで、このアプリからは作らず、書き換えもしません。名簿が無い会社では、担当と控えの名前を文字で入れて使えます。
パスワード、暗証番号、鍵の値は書かせません。どの欄でも、値を書いたように見える文は保存しません。書くのは、どこで誰が管理しているかだけです。
通信できない間も読み書きでき、送るのは通信が戻ってからです。文を写すこととファイルへの保存は端末の中で行い、外部へは送りません。
Q
A
見本では、AIによる聞き取りと下書きは持ちません。決まった12の質問で聞き取り、答えを決まった写し方で手順書の項目へ写します。AIによる聞き取りが要る場合はご相談ください。
Q
A
見本では、質問は決まった12問で、質問ごとに聞き方の例が出ます。自社の仕事に合う質問が要る場合は、自社に合わせて直すときに足せます。
Q
A
確認済みの手順書を公開すると、このアプリを使える全員が読めます。全員分を扱わないメンバーには公開した手順書だけが届き、仕事の一覧、聞き取りの答え、社員の名簿は届きません。
Q
A
見本では、聞き取りの答えを入れるのは管理者と全員分を扱う人です。社員が自分で答える形が要る場合はご相談ください。
Q
A
見本では、写真、動画、画面の写しの添付は持ちません。要る場合は自社に合わせて直すときに足せます。
Q
A
控えません。どの欄でも、値を書いたように見える文は保存しません。手順書に書くのは、どこで誰が管理しているかだけです。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。架空の会社と12人の社員、10件の仕事、3件の手順書、1件の引き継ぎが入っており、弱点の一覧、聞き取り、手順書、引き継ぎを試せます。データは端末のブラウザの中だけに残ります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、聞き取りで作る業務手順書のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
