点検は現場で終わっているのに、報告書は事務所で始まります。
法定点検の周期は担当者のExcelと記憶で管理し、現場では紙のチェックシートに書き、事務所で顧客ごとの様式へ打ち直す。空調、消防設備、昇降機、電気設備、どの業種でも報告書作成が点検そのものより長くなっています。
点検周期の自動管理と顧客別書式の報告書
01
点検周期と期限を機器台帳から自動で起こす
機器ごとの法定周期と契約ごとの点検月から、次回予定を自動で起こして担当者へ割り振る仕組みを作れます。期限が近い未実施だけを一覧にし、漏れを事前に止めます。02
写真とチェックと一言で点検報告が埋まる
現場では項目にチェックを付け、写真を撮り、所見を一言話すだけで記録が残ります。写真は機器と項目に自動で紐づけ、測定値は写真から読み取ります。03
提出先ごとの様式のまま報告書を出す
オーナー、管理会社、テナントごとに指定された様式を登録し、同じ点検記録から提出先別の報告書を自動で起こします。月末の作り直しをなくします。点検の漏れは、気づいたときには法定期限を過ぎています
報告書の様式を決めるのは、顧客と管理会社のほうです
現場の写真とチェックだけで、報告書が顧客ごとの形で出てきます
点検と保守の管理で、こんな課題を抱えていませんか
01
点検周期の管理が、担当者のExcelと記憶にある
機器ごとに法定点検の周期が違い、契約ごとに点検月も違います。次回予定の割り振りは担当者が月初にExcelを眺めて決めており、担当者が替わると漏れが出ます。
02
現場で紙に書き、事務所で報告書に打ち直している
機械室や高所では端末を操作できず、チェックシートは紙のままです。事務所へ戻ってから写真を選び、測定値を転記し、所見を文章に起こしています。
03
報告書の様式が、顧客ごと、管理会社ごとに違う
同じ点検内容でも、ビルのオーナー、管理会社、テナントで求められる様式が違います。提出先に合わせて作り直すため、月末に報告書作成が集中します。
機器台帳の標準化を前提にしたシステムに、現場と提出先の実態が収まらない
保守管理ソフトは、自社で整えた機器台帳と点検項目の標準に沿って入力されることを前提にしています。しかし現場は手が離せず、提出先は顧客や管理会社ごとに様式と提出ルールを決めています。システムの外に紙とExcelが残った時点で、二重作業が始まります。
入力の場所と時間が、点検の実態と合っていない
点検結果は現場で確定しているのに、入力は事務所に戻ってからです。時間が空くほど写真の対応付けと所見の記憶が曖昧になり、確認のやり直しが増えます。
報告書の形式を自社で決められない
提出先ごとの様式に合わせて転記する作業が、点検のたびに発生します。様式が増えるほど、システムの帳票では追いつかずExcelへ戻ります。
結論：機器台帳から点検の周期と期限を自動で起こして割り振る。現場では写真とチェックと一言だけを残し、そこから提出先ごとの様式で報告書をAIが組み立てる。周期の漏れと月末の転記の両方がなくなります。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
点検の漏れと報告書の作り直しを、同時になくす
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
点検周期と期限を機器台帳から自動で起こす
機器ごとの法定周期と契約ごとの点検月から、次回予定を自動で起こして担当者へ割り振る仕組みを作れます。期限が近い未実施だけを一覧にし、漏れを事前に止めます。
02
写真とチェックと一言で点検報告が埋まる
現場では項目にチェックを付け、写真を撮り、所見を一言話すだけで記録が残ります。写真は機器と項目に自動で紐づけ、測定値は写真から読み取ります。
03
提出先ごとの様式のまま報告書を出す
オーナー、管理会社、テナントごとに指定された様式を登録し、同じ点検記録から提出先別の報告書を自動で起こします。月末の作り直しをなくします。
システム構成例
設備点検会社を想定した構成の例です。点検の期限を台帳から起こし、現場の良否と写真から、提出先ごとの様式で報告書を出します。実際の構成は、今の進め方をうかがって会社ごとに決めます。
構成の例
図は横に動かして見られます
画面の例
点検予定
- 法定の周期を同梱した機器台帳
- 次回の期限を自動で起こす
- 期限の一覧と担当者ごとの件数
点検記録
- 担当の点検を並べる今日の一覧
- 片手で押せる点検の入力
- 写真を項目に結び付ける
点検報告書
- 提出先ごとの様式の登録
- 物件ごとの提出先と様式
- 未報告の一覧と提出期限
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 点検周期の管理 | 担当者がExcelと記憶で次回を決める | 機器台帳から自動で起こして割り振る |
| 現場での記録 | 紙のチェックシートに手書き | 写真とチェックと一言で完了する |
| 報告書の作成 | 事務所で提出先の様式へ転記する | 同じ記録から提出先別に自動生成する |
| 写真の整理 | 端末に残り、後から選び直す | 機器と点検項目に自動で紐づく |
| 法定期限の漏れ | 期限を過ぎてから気づく | 期限前に未実施だけが一覧に出る |
たとえば、こんなお悩みがあります
「点検の予定表は担当者のExcelにしかなく、その人が辞めたときに1件漏れて顧客に謝りに行きました」
消防設備保守・経営者「現場は30分で終わるのに、報告書を作るのに1時間かかっています。管理会社ごとに様式が違うからです」
空調設備保守・サービス部長「写真を撮りすぎて、どの機器のどの箇所か事務所で分からなくなることがあります」
電気設備点検・技術者よくいただくご質問
Q
機械室や高所で端末を触れない場合はどうなりますか
A
点検中はチェックと写真だけに絞り、所見は作業後に音声で一言残す運用にできます。電波が届かない場所では端末に保存し、通信できた時点で自動送信します。
Q
不動産の管理会社から指定される提出ルールにも対応できますか
A
対応できます。管理会社ごとの様式、提出期限、提出方法を登録し、同じ点検記録から提出先に合わせた報告書を出します。管理会社自身が物件ごとの点検を束ねて管理する用途にも使えます。
Q
今使っている保守管理ソフトや会計ソフトはそのまま使えますか
A
使えます。周期の管理と現場の記録と報告書の生成だけを追加し、作業実績と請求のもとになるデータを既存のソフトへ渡す構成が取れます。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
点検の漏れと報告書の作り直しをなくす。設備点検・保守業向け無料相談
現在の点検予定の管理と報告書作成の流れをお知らせください。どこを自動にできるかをお見せします。
お問い合わせの際は「現在の点検管理と報告書作成の方法と困りごと」をお書き添えください
例: 点検予定はExcel、現場は紙のチェックシート、報告書は管理会社ごとの様式へ手入力など
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