従業員台帳
バックオフィス
自社に合わせて直せる見本
Excelの名簿が崩れ、退職者の記録が消える心配をなくします
従業員の基本、雇用、連絡先、在留資格、異動と休職を1つの台帳にまとめます。労働者名簿の法定事項の欠けを一覧で示し、事業所ごとの名簿をすぐに出せます。退職者は保存期間の終わりまで残し、過ぎた人だけを消せます。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
ビジネス向けアプリ
BEFORE / AFTER
導入の前と後
今のやり方
従業員台帳を入れると
今
従業員の名簿をExcelで持ち、版が分かれて最新が分かりません
従業員を1つの台帳にまとめ、どの端末でも同じ内容を見ます
今
退職した人の行を消してしまい、保存すべき記録が残りません
退職者は保存期間の終わりまで残り、過ぎた人だけを消せます
今
在留期間や有期契約の満了を、カレンダーに手で書いています
満了の近い人が、期限の一覧に近い順で並びます
今
名簿を求められるたびに、事業所ごとに作り直しています
事業所と基準日を選ぶだけで、労働者名簿をPDFとCSVで出せます
FOR YOU
こんな会社と担当者のためのアプリです
01
従業員の名簿をExcelで持ち、退職した人の行を消してしまったり、版が分かれて困っている会社
02
従業員5人から50人ほどで、代表者や事務担当が労務の仕事を兼ね、入退社が年に何度もある法人
03
パートやアルバイトの有期契約の満了や、外国人従業員の在留期間の満了を追う必要がある会社
04
労基署の調査や入退社のたびに、事業所ごとの労働者名簿をすぐに出せるようにしておきたい担当者
FEATURES
できること
01
労働者名簿の法定事項と欠けの表示
氏名、生年月日、履歴、性別、住所、雇入れの年月日、退職の年月日と事由などを項目として持ちます。未入力の項目は従業員の詳細に出るので、どこを埋めればよいかがすぐに分かります。
従業員の詳細で、労働者名簿の事項と連絡先を分類ごとに見ます
02
事業所ごとの労働者名簿の出力
事業所と時点を選ぶと、その時点の在籍者と保存期間の内の退職者の労働者名簿をPDF、印刷、CSVで出します。役員と日日雇い入れの人は名簿に載りません。1人分の記録もPDFとCSVで出せます。
事業所と基準日を選び、労働者名簿をPDFとCSVで出します
03
期限の一覧で満了を先に知る
在留期間の満了、有期契約の満了、試用期間の終わり、休職の予定の終了、退職者の保存期間の終わりを、近い順に1つの一覧に出します。何日前から載せるかは設定で変えられます。
期限の一覧に、有期契約と在留期間の満了が近い順に出ます
04
異動の予定と休職の記録
異動は始まる日を付けて足し、未来の日付でも入れておけます。その日を過ぎると今の事業所、部署、役職に自動で写ります。休職と休業は種類と期間で記録し、在籍状況が日付から決まります。
雇用と異動の画面に、始まる日を付けた異動が並びます
05
保存期間を過ぎた退職者だけを消す
退職日と設定の年数から保存期間の終わりを出し、既定の5年か3年を選べます。終わる前の人は消せず、過ぎた人だけをサーバーの行と変更の履歴ごと消せます。
06
CSVの取り込みと入社時の記入用紙
今いる従業員を1回1,000行までのCSVで取り込め、取り込む前に追加と更新の件数と行ごとのエラーを確かめられます。入社する人に渡す記入用紙のPDFも出せ、全員の作業履歴はCSVで書き出せます。
FIT
自社のやり方に合わせて直せます
従業員台帳は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
入力する項目
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
書類の見た目
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
確認と承認の順番
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
今使っているソフトとのつなぎ
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
見られる人の範囲
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
使い始めるまで
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
FLOW
使い方の流れ
1
管理者
事業所を登録する
最初に開いたときに事業所を登録し、ログインできる人が台帳を見てよい人だけであることを確認します。
2
事務担当者
今いる従業員を入れる
CSVでまとめて取り込むか1人ずつ入れます。保存期間の内の退職者も入れておけます。
3
事務担当者
入社、異動、退職を記録する
入社は記入用紙で受け取った内容を入れ、異動は始まる日を付けて足し、退職は退職日と事由を入れます。
4
事務担当者
期限を見て名簿を出す
期限の一覧で満了の近い人を確かめ、調査などのときは事業所ごとの労働者名簿を出します。
SYSTEM
データの流れと保存
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
事務担当者
入社、異動、退職の記録
今の名簿
従業員のCSVの取り込み
入社する人
記入用紙に書いた内容
従業員台帳
従業員、事業所、異動、休職の台帳
見る・出す
労基署の調査
事業所ごとの労働者名簿
事務担当者
満了の近い人の期限の一覧
出退勤アプリなど
共有の従業員と事業所
保存先と端末の間の共有
データはアベイルシステムに保存し、各端末に写しを持ちます。同じ会社の端末は同じ台帳を使い、他の端末の変更は通信できていれば数秒で画面に出ます。
通信できないときの動作
通信できない間も台帳を見ることと直すことができ、送信は通信が戻ってから行います。その間に社員番号を空で作った人は未採番と表示されます。
他のビジネスアプリとの共有
従業員と事業所と休職は会社の共有テーブルに置き、出退勤アプリなど同じテーブルを使うアプリが読みます。外部サービスとの連携はありません。
ログアウトでの写しの消去
ログアウトすると、端末に置いた台帳の写しと送信待ちが消えます。共用の端末では、使い終わったら必ずログアウトしてください。
FAQ
よくある質問
Q
台帳を見られる人を社内で分けられますか
A
このアプリを使える人を、管理者がメンバーごとに選べます。見本では使える人は全従業員の台帳を見られ、従業員ごとに見せる範囲は分けられません。部署や役職ごとに見せる範囲を分けたい場合は、自社に合わせて直すときに分けます。
Q
何人まで登録できますか
A
見本は1つの会社で、退職者を含めて1,000人までを想定しています。CSVの取り込みは1回で1,000行までで、取り込む前に行ごとのエラーを確かめられます。これより多い会社は、ご相談ください。
Q
退職者の記録はいつまで残りますか
A
退職日から設定の年数が過ぎるまで残ります。既定は5年で、3年も選べます。保存期間の終わりは期限の一覧にも出て、過ぎた人だけを消せます。
Q
マイナンバーは扱えますか
A
扱いません。入力欄を持たず、取り込むCSVに12桁の数字だけの列があると、その列を取り込まずに知らせます。健康診断の結果や病名も持たないようにしています。
Q
労働者名簿として法令に合っていることを保証してもらえますか
A
このアプリは法定事項の記録と名簿の出力を助けるもので、法令への適合を保証するものではありません。労務の判断は会社と社会保険労務士が行ってください。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、従業員台帳のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
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