お客様の情報が、担当者の名刺入れと受信トレイに散らばっていませんか。
名刺は個人の机に、やり取りは各自のメールに、商談の見込みは営業会議の口頭に。担当者が休むと話が止まり、辞めると履歴ごと消えます。高機能な営業支援ツールを入れても、入力が続かずに元のExcelへ戻る会社は少なくありません。
名刺、予約、問い合わせ、メールを1つの顧客台帳に集める仕組み
01
入口ごとの専用の画面
名刺はスマホで撮って読み取り、予約は自社の予約ページで受け、問い合わせはフォームと電話の受付から登録します。どの入口から入っても、同じ会社と担当者に結びつきます。02
メールと予定を台帳に結ぶ
GmailやOutlookのやり取りと予定を、相手の会社と担当者に結んで残します。担当が替わっても、これまでの経緯をそのまま引き継げます。03
商談の見込みと実績を自動で集計
商談のステージ、金額、確度から月ごとの見込みを出し、目標との差を担当者別に示します。会議の前に数字を集める作業がなくなります。入力の手間が増える仕組みは、営業の現場では続きません
情報の入口は人ごとに変え、たまる先は1つにします
自社の商談の進め方に合わせて、画面と項目を作ります
顧客と商談の管理で、こんな課題を抱えていませんか
01
お客様の情報が、名刺入れと各自のメールにしかない
誰がいつ会って何を話したかが、担当者の記憶と受信トレイに閉じています。問い合わせの電話を取った人が、過去の経緯を確かめられません。
02
商談の見込みが、会議で聞くまで分からない
今月どれだけ決まりそうかを、営業会議のたびに口頭で集めています。止まっている商談に気づくのは、たいてい手遅れになってからです。
03
営業支援ツールを入れたが、入力が続かなかった
項目が多く、自社の進め方と合わない画面に、忙しい営業が毎日入力するのは無理がありました。結局、Excelと個人のメモに戻っています。
入力のための入力を求める仕組みは、現場の手が止まる
汎用の営業支援ツールは、あらゆる業種の営業に対応するために項目と画面が多く、自社に関係のない入力まで求めます。名刺、予約、問い合わせ、メールといった、仕事の中で自然に生まれる情報をそのまま取り込めないことが、定着しない一番の原因です。
情報の入口がばらばら
名刺は紙、予約は電話とメール、問い合わせはフォーム、やり取りは各自の受信トレイ。どれも別の場所に残り、顧客の単位で集まりません。
台帳へ書き写す手間が別にかかる
仕事が終わってから台帳へ書き写す作業が別に要るため、忙しい日ほど入力が抜け、台帳が当てにならなくなります。
結論：名刺を撮る、予約を受ける、問い合わせに返す、メールを送る。ふだんの仕事の操作がそのまま顧客台帳に残る形にすれば、書き写しの入力は要りません。集まった活動から商談と実績の数字が出ます。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
ふだんの仕事の操作が、そのまま顧客台帳に残る
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
入口ごとの専用の画面
名刺はスマホで撮って読み取り、予約は自社の予約ページで受け、問い合わせはフォームと電話の受付から登録します。どの入口から入っても、同じ会社と担当者に結びつきます。
02
メールと予定を台帳に結ぶ
GmailやOutlookのやり取りと予定を、相手の会社と担当者に結んで残します。担当が替わっても、これまでの経緯をそのまま引き継げます。
03
商談の見込みと実績を自動で集計
商談のステージ、金額、確度から月ごとの見込みを出し、目標との差を担当者別に示します。会議の前に数字を集める作業がなくなります。
システム構成例
営業と顧客対応を数人で回している会社を想定した構成の例です。名刺、予約、問い合わせ、メールと予定の入口から入った内容が、すべて1つの顧客台帳に集まり、商談と実績の数字へつながります。実際の構成は、今の進め方をうかがって会社ごとに決めます。
構成の例
図は横に動かして見られます
画面の例
顧客台帳
- 会社と担当者を1画面で見る
- 表記を整えて重複の候補を出す
- CSVを全行検査してから取り込む
名刺取り込み
- ブラウザのカメラで撮る
- 日本の名刺に合わせた読み取り
- 確からしさの表示と形の警告
商談管理
- ボードで商談を動かす
- 今日の結果を1回で記録する
- 放置の商談を理由付きで並べる
営業レポート
- テンプレートを開いて絞り込みを切り替える
- 数字を押して元の商談を見る
- 既製のレポートを揃える
日程調整
- 個人、グループ、順番割り当ての予約ページ
- 営業時間と余白から出す空き時間
- 候補の時間だけの使い切りURL
メール記録と予定連携
- メールボックスを選んで検索と記録
- メールボックスごとの自動記録
- スレッドで追うやり取り
問い合わせ対応
- 経路を問わない受付と一覧
- 担当と4つの状態の管理
- 営業時間で数える返信の期限
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 名刺 | 各自の名刺入れに残る | 撮るだけで台帳の会社と担当者になる |
| やり取りの履歴 | 担当者の受信トレイにしかない | 会社ごとに誰でも見られる |
| 商談の見込み | 会議で口頭で集める | ステージと確度から自動で出る |
| 入力の手間 | 仕事のあとに台帳へ書き写す | ふだんの操作がそのまま記録になる |
よくいただくご質問
Q
今のExcelの顧客リストは引き継げますか
A
引き継げます。CSVで取り込み、会社と担当者の重なりをまとめてから使い始められます。
Q
使っていない機能まで入れる必要はありますか
A
ありません。名刺だけ、問い合わせだけのように必要な入口から始め、あとから足していけます。項目と画面も自社の進め方に合わせて作ります。
Q
請求書の発行とはつながりますか
A
つなげられます。商談で決まった明細を、そのまま見積書と請求書へ渡す構成が取れます。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
顧客の情報を1か所に集める。顧客管理の無料相談
今の顧客と商談の管理のしかたをお知らせください。どこから集めるとよいかをお見せします。
お問い合わせの際は「現在の顧客と商談の管理方法と困りごと」をお書き添えください
例: 顧客はExcel、名刺は各自保管、商談の見込みは営業会議で口頭確認など
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