資料が集まらないことが、事務所の最大のボトルネックです。
期限は動かせないのに、顧問先からの資料は届かない。催促の連絡に時間を取られ、担当者ごとの進捗は本人にしか分からない。事務所全体の状況が見える状態にします。
顧問先別の進捗管理と資料回収の自動化
01
資料の依頼と催促を自動化
顧問先ごとに必要な資料と期限を登録し、未提出のものだけを自動で案内します。担当者が催促の連絡をする必要がなくなります。02
受け取った資料をそのまま整理
写真やPDFで届いた資料をAIで読み取り、内容を判別して該当する案件へ振り分ける仕組みを開発できます。中身を確認して仕分ける作業を減らせます。03
所内の進捗と工数を可視化
案件ごとの状況と、かかった時間が自動で記録されます。担当者の負荷配分と、顧問先ごとの採算がどちらも把握できます。催促の電話は、専門性がまったく必要ない仕事です
担当者が抱えている案件数を、所長が把握できていますか
繁忙期に破綻するのは、人手不足ではなく可視化の不足です
事務所の運営で、こんな課題を抱えていませんか
01
顧問先からの資料回収に、担当者の時間が大量に消えている
期限が近づくたびに電話とメールで催促しています。専門性が不要な作業に、有資格者や経験者の時間が使われています。
02
案件の進捗が担当者ごとに管理され、所内で共有されていない
各自の手帳やExcelで管理しているため、誰がどこまで進んでいるかが分かりません。担当者が急に休むと状況を把握できません。
03
顧問先ごとの採算が把握できていない
かかった工数を記録していないため、報酬に見合わない顧問先が判別できません。値上げや契約見直しの根拠が示せません。
事務所の負荷は、専門業務ではなく待ち時間と催促に集中している
申告や手続きそのものの作業時間は経験によって短縮できます。一方で、資料が届くのを待つ時間と催促の手間は、経験を積んでも減りません。この部分が繁忙期の負荷の大半を占めているにもかかわらず、仕組み化の対象になっていません。
催促のタイミングと内容が、担当者の判断に委ねられている
いつ誰に何を依頼したかが記録されていないため、二重の催促や漏れが発生します。顧問先からの信頼にも影響します。
進捗が個人管理のため、所内で助け合えない
誰が逼迫しているかが見えないため、業務の振り分けができません。結果として、特定の担当者だけが繁忙期に破綻します。
結論：資料の依頼と催促を仕組みに移し、進捗を所内で見える形にする。専門業務に使える時間は、この2つだけで大きく変わります。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
催促をなくし、事務所全体を見える形に
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
資料の依頼と催促を自動化
顧問先ごとに必要な資料と期限を登録し、未提出のものだけを自動で案内します。担当者が催促の連絡をする必要がなくなります。
02
受け取った資料をそのまま整理
写真やPDFで届いた資料をAIで読み取り、内容を判別して該当する案件へ振り分ける仕組みを開発できます。中身を確認して仕分ける作業を減らせます。
03
所内の進捗と工数を可視化
案件ごとの状況と、かかった時間が自動で記録されます。担当者の負荷配分と、顧問先ごとの採算がどちらも把握できます。
読むより、触ったほうが早いと思います
顧問先資料の回収ボード
顧問先28件の必要書類を1枚のボードにまとめ、未提出だけを期限までの残日数で並べます。届いた資料は中身から該当のマスへ自動で振り分けます。登録も何も要りません。
届いた資料タブをご覧ください。15件のうち13件が自動で振り分けられ、残る2件だけが確認に回ります。総勘定元帳と元帳とGLが同じ書類として寄る一方、差出人が読み取れない1件はきちんと止まります。
アカウント登録は不要です。入力したデータはお使いのブラウザの中だけに残ります。
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 資料の催促 | 担当者が電話とメールで個別に連絡する | 未提出分だけを自動で案内する |
| 届いた資料の仕分け | 中身を確認して手作業で振り分ける | AIで読み取り、該当案件へ振り分ける仕組みを作れる |
| 進捗の把握 | 担当者ごとの手帳やExcelにとどまる | 所内全体の状況が常に見える |
| 担当者の負荷配分 | 逼迫が見えず、振り分けができない | 案件数と工数が見えるため調整できる |
| 顧問先ごとの採算 | 工数が記録されず把握できない | 自動記録され、契約見直しの根拠になる |
たとえば、こんなお悩みがあります
「繁忙期は資料の催促だけで午前中が終わります。これが専門家の仕事なのかと思うことがあります」
税理士法人・担当者「担当者が体調を崩したとき、案件がどこまで進んでいるか誰も分かりませんでした」
事務所代表「手のかかる顧問先の報酬が低いままです。根拠がないので値上げを切り出せません」
社労士事務所・所長よくいただくご質問
Q
顧問先が高齢で、新しいツールを使ってもらえるか不安です
A
顧問先側に操作を求めない形にできます。届いた案内に返信で写真を送るだけ、といった今と変わらない方法のまま受け取れます。
Q
守秘義務があるため、外部にデータを置くことに慎重です
A
保存場所とアクセス範囲を設計段階で明示します。AIで資料を読み取る場合は、送信する情報の範囲もあわせてご確認いただけます。
Q
今使っている業務ソフトがあります
A
置き換えは不要です。資料回収と進捗管理の部分だけを追加し、既存ソフトへ受け渡す構成が取れます。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
催促にかかっている時間を教えてください。士業事務所向け無料相談
顧問先数と現在の資料回収の方法をお知らせください。どこまで自動化できるか、削減できる時間の目安をお伝えします。
お問い合わせの際は「顧問先数と現在の資料回収の方法」をお書き添えください
例: 顧問先120件、担当者が電話とメールで個別に催促、進捗は各自のExcel管理など