取引先は、こちらの都合に合わせてはくれません。
FAX、メール本文、PDFの注文書、独自フォーマットのExcel。取引先ごとにバラバラな注文を、毎日人が読んで手で打ち直している。この工程だけをまるごと引き取ります。
注文書のAI読み取りと基幹データ自動登録
01
レイアウトを問わず読み取る
FAX、PDF、メール本文、Excel添付のいずれでも、AIで内容を意味として解釈する仕組みを開発できます。取引先ごとの事前設定を一件ずつ作り込む手間を減らせます。02
自社の品番とルールに変換
取引先の呼び名や型番の書き方を、自社マスタへ自動で突き合わせる仕組みを作れます。判断に迷う場合だけ人に確認を求めるため、確認対象が大幅に絞られます。03
基幹システムへそのまま登録
既存の販売管理や基幹システムと連携し、登録まで行う形にできます。担当者の仕事を、例外の確認と承認に絞れます。相手が変わってくれない以上、標準的なSaaSでは解決しません
転記作業は付加価値を生みませんが、間違えると信用を失います
受注のピークに合わせて人を置く体制から抜け出せます
受注業務でこんな状態になっていませんか
01
取引先ごとに書式が違い、読み取りに慣れが必要
同じ商品でも取引先によって呼び名も型番の書き方も違います。ベテランでなければ判断できず、新人がすぐに戦力にならない状態が続いています。
02
朝と締め時間に注文が集中し、その時間だけ人が足りない
受注のピークに合わせて人員を配置しているため、それ以外の時間帯とのバランスが取れません。繁忙期には残業が常態化します。
03
手入力のため、桁違いや品番違いがなくならない
ダブルチェックをしても一定の割合で誤りが残ります。出荷後に発覚すると、再配送の費用だけでなく取引先からの信用も失います。
受注の自動化を阻んでいるのは、量ではなく「例外の多さ」
これまでの自動化は、決まった位置に決まった項目があることを前提にしていました。実際の注文書は取引先ごとにレイアウトが違い、備考欄に重要な指示が書かれ、時には手書きの修正が入ります。この例外を人が吸収してきたために、自動化の対象外とされてきました。
定型フォーマット前提の仕組みでは、例外で止まる
位置を指定して読み取る従来の方式は、少しレイアウトが変わるだけで機能しません。結局、例外は人が処理するため工数が減りません。
取引先にフォーマット変更を依頼できない
力関係や商習慣の問題で、こちらの都合で書式を変えてもらうことは現実的ではありません。自社側で吸収するしかない構造です。
結論：レイアウトを固定する発想をやめ、書いてある内容を意味として読み取る方式に変える。ここが変わったことで、受注業務は自動化の対象になりました。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
バラバラな注文を、そのまま受け取れる形に
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
レイアウトを問わず読み取る
FAX、PDF、メール本文、Excel添付のいずれでも、AIで内容を意味として解釈する仕組みを開発できます。取引先ごとの事前設定を一件ずつ作り込む手間を減らせます。
02
自社の品番とルールに変換
取引先の呼び名や型番の書き方を、自社マスタへ自動で突き合わせる仕組みを作れます。判断に迷う場合だけ人に確認を求めるため、確認対象が大幅に絞られます。
03
基幹システムへそのまま登録
既存の販売管理や基幹システムと連携し、登録まで行う形にできます。担当者の仕事を、例外の確認と承認に絞れます。
読むより、触ったほうが早いと思います
バラバラな注文書を、そのまま受け取る
FAX、メール本文、取引先独自のCSV、PDF。書式を指定できない相手から届く注文を読み取り、自社の品番とルールに変換して基幹システムへ登録するまでを確認できます。登録も何も要りません。
受信トレイのFAXを1件選び、取り込みタブへ進んでください。OCRが取り違えた品番を補正して自社品番に結び付けるところと、確信度の低い行だけが確認に回るところをご覧いただけます。
アカウント登録は不要です。入力したデータはお使いのブラウザの中だけに残ります。
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 対応できる書式 | 事前に定義した定型フォーマットのみ | FAX・PDF・メール本文・Excelを書式に縛られず処理 |
| 取引先が増えたとき | 一件ずつ読み取り設定を作り込む必要がある | 取引先ごとの作り込みを最小限にして受け取れる |
| 担当者の作業 | 全件を目で読んで手で入力する | 判断に迷う例外だけを確認して承認する |
| 入力ミス | ダブルチェックをしても一定割合で発生 | 転記工程を減らし、確認は例外に集中 |
| 繁忙期の体制 | ピークに合わせた人員配置が必要 | 件数が増えても人手を増やさずに処理しやすい |
たとえば、こんなお悩みがあります
「朝8時から10時までFAXの山と格闘しています。この2時間のために人を置いている状態です」
卸売業・受注課長「取引先ごとに品番の書き方が違うので、ベテランでないと処理できません。採用しても育つまで半年かかります」
製造業・営業事務「備考欄に納期の指定が書いてあることがあって、見落とすと大問題になります」
受注担当よくいただくご質問
Q
手書きの注文書やFAXでも読み取れますか
A
読み取れます。かすれや手書きの修正が入る場合は精度が下がるため、確信度が低い項目は必ず人の確認を挟む設計にします。
Q
読み間違いが起きたときが心配です
A
全件を自動で通すのではなく、確信度の低いものだけを人の確認へ回す設計が前提です。金額と数量は特に閾値を厳しく設定します。
Q
今の販売管理システムに登録できますか
A
登録できます。API連携が可能な場合はAPI経由で、難しい場合は取り込み用ファイルの生成という形で対応します。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
実際の注文書を数枚見せるだけ。読み取り精度の無料検証
ふだん届いている注文書を数枚お預かりし、どこまで自動で読み取れるかを実データで検証してお返しします。
お問い合わせの際は「受注の方法と1日あたりの件数」をお書き添えください
例: FAXが1日80件、メール添付のPDFが30件、取引先ごとに書式が違うなど