注文書も図面も検査成績書も、形を決めるのは顧客のほうです。
顧客ごとに違う注文書を受注台帳へ転記し、工程の進みは現場の黒板と日報にしかなく、納品のたびに顧客指定の書式で成績書を作り直す。生産管理システムに入り切らなかった部分こそ、いちばん時間を食っています。
顧客別の書式のまま受注から納品までつなぐ仕組み
01
注文書と図面をそのまま読み取って受注にする
FAX、メール、顧客独自のExcel、PDFの図面を読み取り、自社の品番と工程に変換して受注台帳へ登録する仕組みを作れます。品番の読み替えルールは顧客ごとに登録し、確信度の低い行だけを確認に回します。02
工程の進みを写真と一言で残す
工程が終わったら現場で写真を撮り、一言残すだけで、品番と工程に紐づけて進捗を更新します。納期の問い合わせには、現場へ聞きに行かずに答えられます。03
検査成績書と納品書を顧客別の書式で自動生成
現場で記録した測定値から、顧客ごとに指定された様式の成績書と納品書を起こします。項目名と並び順の違いは様式として登録し、出荷直前の転記をなくします。顧客に書式を合わせてもらうことは、できません
納期回答が担当者の頭の中にあるうちは、その人が休めません
注文書を読み取り、工程と原価と成績書まで一続きにします
製造現場の管理で、こんな課題を抱えていませんか
01
顧客ごとに注文書と図面の形式が違い、受注入力に転記が発生している
FAX、メール本文、顧客独自のExcel、PDFの図面。届く形が顧客ごとに違うため、事務が自社の受注台帳へ打ち直しています。品番の読み替えも担当者の記憶に頼っています。
02
工程の進み具合が、現場の黒板と日報にしかない
どの品番がどの工程まで進んでいるかを知るには、現場へ聞きに行くしかありません。納期の問い合わせに即答できず、短納期の割り込みが入ると全体の見通しが崩れます。
03
検査成績書や納品書を、顧客ごとの書式で作り直している
測定値は現場の記録にあるのに、顧客指定の様式へ毎回転記しています。寸法の項目名や並び順が顧客ごとに違い、出荷直前の事務作業に時間が集中します。
標準化された受注と工程を前提にしたシステムに、多品種少量の実態が収まらない
生産管理パッケージは、自社で決めた品番体系と工程順に沿って入力されることを前提にしています。しかし受託加工の町工場では、品番も図面も納品様式も顧客側が決めます。顧客ごとの特例をシステムの外のExcelで補い始めた時点で、二重管理が始まります。
入力の形式を自社で決められない
注文書の形も検査項目の並びも、顧客の都合で決まります。システム側の入力欄に合わせて転記する作業が、受注と出荷の両端で発生しています。
現場の進捗を取る手段が、現場の負担を増やす形になっている
工程ごとに端末で実績を入力する運用は、油の付いた手と手袋の現場では続きません。結局、黒板と日報へ戻り、システムの進捗は更新されなくなります。
結論：顧客ごとの書式は変えずに、受け取った注文書と図面をAIで読み取って自社の品番と工程へ変換する。現場は写真と一言で進捗を残し、測定値から顧客別の成績書を自動で起こす。転記をなくせば、納期も原価もその日のうちに揃います。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
顧客の書式を変えずに、受注から納品まで一続きにする
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
注文書と図面をそのまま読み取って受注にする
FAX、メール、顧客独自のExcel、PDFの図面を読み取り、自社の品番と工程に変換して受注台帳へ登録する仕組みを作れます。品番の読み替えルールは顧客ごとに登録し、確信度の低い行だけを確認に回します。
02
工程の進みを写真と一言で残す
工程が終わったら現場で写真を撮り、一言残すだけで、品番と工程に紐づけて進捗を更新します。納期の問い合わせには、現場へ聞きに行かずに答えられます。
03
検査成績書と納品書を顧客別の書式で自動生成
現場で記録した測定値から、顧客ごとに指定された様式の成績書と納品書を起こします。項目名と並び順の違いは様式として登録し、出荷直前の転記をなくします。
システム構成例
受託加工の町工場を想定した構成の例です。顧客の書式のまま注文を受け、現場の一言で工程を追い、顧客ごとの様式で成績書を出すまでを一続きにします。実際の構成は、今の進め方をうかがって会社ごとに決めます。
構成の例
図は横に動かして見られます
画面の例
受注読取
- 注文書をそのまま置いて読み取る
- 欄ごとの確からしさと要確認
- 顧客品番から自社品番を引き当てる
工程進捗
- 写真と一言で記録する
- 書いたままの一言を読み取る
- 決められない一言は要確認に回す
成績書と納品書
- 書いたままの測定値を読み取る
- 図面の公差で合否を判定する
- 桁のずれと未測定を要確認にする
外注発注
- 記載事項を欄として埋める発注書面
- 支払期日の計算と60日の確認
- 有償支給の欄と手形払いの確認
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 顧客ごとの注文書 | 事務が受注台帳へ転記している | そのまま読み取って自社品番に変換する |
| 工程の進捗 | 黒板と日報を見に行かないと分からない | 現場の写真と一言で当日更新される |
| 納期回答 | 担当者が現場に確認してから答える | 進捗と負荷から即答できる |
| 検査成績書 | 顧客様式へ測定値を手で転記する | 測定値から顧客別の様式で自動生成する |
| 原価の把握 | 月次の締めで品番別に集計する | 工程の実績から当日時点で見える |
たとえば、こんなお悩みがあります
「顧客30社の注文書が全部違う形で届きます。事務が1日の半分を転記に使っています」
金属加工業・経営者「納期を聞かれるたびに現場に走って確認しています。工場長が休むと誰も答えられません」
部品製造・営業担当「検査成績書を顧客ごとの様式で作り直すのに、出荷前の2時間が毎回消えます」
品質管理担当よくいただくご質問
Q
品番の読み替えが顧客ごとに複雑ですが対応できますか
A
対応できます。顧客品番と自社品番の対応、図面番号と改訂の扱いを顧客ごとに登録し、読み取り時に自動で変換します。初回の対応付けはAIが候補を出し、担当者が確認した結果を次回から使います。
Q
今使っている生産管理システムはそのまま使えますか
A
使えます。顧客別の注文書の読み取りと現場の進捗入力だけを追加し、確定した受注と実績を既存システムへ渡す構成が取れます。
Q
現場の作業者に端末操作を覚えてもらう余裕がありません
A
写真を撮って一言残すだけの操作に収めます。工程名や品番の入力は求めず、撮った場所と内容から自動で紐づけます。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
顧客の書式はそのまま、転記をなくす。製造業向け無料相談
現在の受注から納品までの流れをお知らせください。どこの転記をなくせるかをお見せします。
お問い合わせの際は「現在の受注と工程管理の方法と困りごと」をお書き添えください
例: 注文書はFAXとメールで顧客ごとに形式が違う、工程は黒板で管理、成績書は顧客様式へ手入力など
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