その人が辞めたら、会社のシステムは誰が分かりますか。
サーバーもアカウントも業務システムも、実質ひとりの頭の中にある。本人も休めず、会社も動けない。属人化を責めるのではなく、その状態を仕組み側から解消します。
属人化の解消と情シス機能の補強
01
申請と問い合わせを窓口化
入退社時のアカウント処理、権限変更、備品や資産の管理を1つの窓口に集約します。誰が何を依頼したかが記録として残ります。02
頭の中を仕組みへ移す
本人へのヒアリングをもとに、対応手順と設定内容をAIが整理してドキュメント化します。資料作成に本人の時間をほとんど使いません。03
外部の手をいつでも足せる
設計と実装を担うエンジニアが常に伴走します。担当者が不在でも、外部から状況を把握して対応できる状態を維持します。一人に集中しているのは能力の問題ではなく、体制の設計の問題です
引き継ぎ資料を書く時間がないから引き継げない、の無限ループを断ちます
担当者を増やす前に、増やさなくても回る形を先に作ります
社内システムの担当者について、こんな状態ではありませんか
01
担当者が休むと、申請も問い合わせも全部止まる
アカウント発行、権限変更、トラブル対応まで一人に集中しています。有給を取ると業務が滞るため、本人が休みづらい状態が常態化しています。
02
何がどこで動いているのか、本人以外は誰も把握していない
契約中のサービス、設定内容、外部ベンダーとのやり取りが個人のメールとメモの中にあり、会社としての記録が残っていません。
03
本来やるべき改善に、まったく手が回らない
日々の問い合わせ対応とトラブル処理で一日が終わり、業務効率化やデータ活用といった前向きな仕事が何年も着手できていません。
引き継げないのは、引き継ぐ相手ではなく引き継ぐ形がないから
担当者を増やしても、渡すべき情報が本人の記憶の中にある限り状況は変わりません。逆に、手順が仕組みとして外に出ていれば、専任者がいなくても業務は回ります。手を付けるべきは人の補充より先に、業務の形そのものです。
日常業務が手作業のため、記録が残らない
依頼はチャットや口頭、対応は本人の判断。どこにも履歴が残らないため、次の人が参照できる材料がそもそも生まれていません。
改善する時間がないから、来年も同じ状態が続く
目の前の対応で手一杯になり、仕組み化に着手できません。この状態が続く限り、担当者への依存度は毎年上がっていきます。
結論：まず問い合わせと申請を仕組みに乗せ、担当者の手を空けます。空いた時間で次の仕組み化を進める。この順番でしか属人化は解けません。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
担当者を増やさずに、回る状態をつくる
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
申請と問い合わせを窓口化
入退社時のアカウント処理、権限変更、備品や資産の管理を1つの窓口に集約します。誰が何を依頼したかが記録として残ります。
02
頭の中を仕組みへ移す
本人へのヒアリングをもとに、対応手順と設定内容をAIが整理してドキュメント化します。資料作成に本人の時間をほとんど使いません。
03
外部の手をいつでも足せる
設計と実装を担うエンジニアが常に伴走します。担当者が不在でも、外部から状況を把握して対応できる状態を維持します。
読むより、触ったほうが早いと思います
判断を記録して、引き継げる形にする
配車を20年決めてきたベテランが不在の日を再現します。判断の理由が残っている案件は代わりの人でも決められ、残っていない案件はそこで止まります。登録も何も要りません。
担当者不在タブに切り替えてみてください。同じ12件のうち7件は推奨が出て代わりの人でも決められますが、5件は止まります。その人が抜けたときに何が起きるかが、そのまま出ます。
アカウント登録は不要です。入力したデータはお使いのブラウザの中だけに残ります。
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 担当者が不在のとき | 申請も障害対応も止まり、本人に連絡がいく | 記録と手順が外にあり、他の人が引き継げる |
| 依頼のやり取り | 口頭とチャットで履歴が残らない | 窓口に集約され、対応状況が可視化される |
| 引き継ぎ資料 | 書く時間がないため存在しない | ヒアリング内容をAIが整理して自動生成 |
| 改善業務の時間 | 日々の対応で埋まりゼロのまま | 定型対応を仕組みに移して時間を確保 |
| 人員の追加 | 採用しても教える時間が取れず定着しない | 増やす前に、増やさなくても回る形を先に作る |
たとえば、こんなお悩みがあります
「10年ひとりでやっています。辞めるつもりはないですが、自分に何かあったらと考えると怖いです」
ひとり情シス・社員80名「情シス専任はいません。経理の私が何となく詳しいというだけで全部やっています」
経理兼システム担当「本人が有給を取るのを見たことがありません。会社としてまずいと分かっているのに手を打てていません」
管理部門役員よくいただくご質問
Q
担当者本人が抵抗を感じませんか
A
仕事を取り上げる話ではなく、休めるようにする話です。実際にご相談いただくきっかけの多くは、担当者ご本人からの声です。整理の過程でも、本人の判断を仕組みに反映する形で進めます。
Q
完全に外部へ委託するのとは違うのですか
A
違います。判断と主導権は社内に残したまま、記録と手順を外に出す進め方です。丸投げにすると、委託先に依存する別の属人化が生まれます。
Q
何から着手するのが良いですか
A
件数が多く、判断がほぼ決まっている業務からです。入退社に伴うアカウント処理と権限変更が最も効果が出やすい着手点です。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
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現在の体制と、止まると困っている業務をお知らせください。どこから仕組みに移すべきか、優先順位をお伝えします。
お問い合わせの際は「現在の社内システム体制と困りごと」をお書き添えください
例: 専任1名で全対応、入退社処理と権限変更に時間を取られているなど