注文書と施工体制台帳
協力会社への注文書を出す前に、建設業法第19条の記載事項が項目ごとに埋まっているかを確かめ、足りない項目を名指しで出します。請書が戻らないまま着工が近い注文は一覧の上に出し、出した注文書と再下請負通知書から施工体制台帳と施工体系図を組み立てます。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
元請の工事を持ち、協力会社への注文書が口約束や見積書の返送で済まされている工務店
02
施工体制台帳を、工事ごとに別のExcelで一から作り直している中小の総合工事業の工務担当
03
着工後に注文書を出してしまうことがあり、請書の戻りを着工前に確実に押さえたい会社
04
2次の協力会社へ仕事を出し、再下請負通知書を受け取って台帳をまとめる専門工事の会社
01
注文書の作成の画面で、工事の内容、請負代金の額、工期、支払いの時期と方法など、建設業法第19条の各号に当たる項目が埋まっているかを確かめます。足りない項目は画面の右に名指しで並び、揃うまで注文書を出せません。
注文書の作成。足りない記載事項が右に名指しで出ます
03
注文書と請書を対にして1つのPDFにします。PDFを見るで見え方を確かめ、PDFを保存、印刷する、共有するのどれでも同じPDFを出せます。「共有する」で共有シートを開けば、PDFをLINE、メール、AirDropなどへそのまま渡せ、共有できない端末ではPDFを保存します。押印欄を出すかは設定で選べます。
注文書と請書の確認。PDFを保存するか「共有する」で協力会社へ送ります
04
請書が戻ったら請書を受け取ったを押して受領日を入れます。請書待ちで着手の時期が近い注文は着工が近い、受領日が着手より後の注文は着工後の交付として、注文の一覧の上に印付きで並びます。
注文の一覧。着工後の交付や請書待ちの注文が上に並びます
05
工事の画面で、協力会社から届いた再下請負通知書を親の契約の下に入れると、2次以下の契約が木に足されます。1次の注文の総額と台帳が要るかの目安も出し、台帳と施工体系図のPDFを保存、印刷、共有でき、台帳はCSVでも書き出せます。
工事ごとの施工体系図。2次の会社が1次の下に並びます
06
協力会社ごとに建設業の許可の業種、番号、期限と社会保険の加入を持ちます。許可の期限が工期の終わりより前に切れる、職種に合う業種が無い、社会保険が未加入か不明のときに、注文の画面で警告します。
請書待ちで着工が近い注文の画面
02
変わらない契約の条件の文面を、一式の請負と常用の見本として同梱しています。見本を選んで見本から写すを押すと、空の記載事項にだけ文面が写ります。見本は自社用に直せ、20件まで足せます。
注文書と施工体制台帳は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
取引先から協力会社を選び、建設業の許可の業種と番号と期限、社会保険の加入を足します。
工事、協力会社、工事の内容、注文金額、工期を入れ、見本から契約の条件を写します。
足りない項目が無くなると注文書を出せます。注文書と請書を対のPDFにし、「共有する」でLINEやメールへ渡すか、保存して協力会社へ送ります。
協力会社から請書が戻ったら受領日を入れ、再下請負通知書が届いたら2次以下の会社と契約を入れます。
工事ごとに施工体制台帳と施工体系図を書き出し、発注者から求められたときに出せます。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
工務担当
注文の内容と契約の条件
協力会社
請書と再下請負通知書
注文書と施工体制台帳
下請契約と協力会社の許可と保険の情報
見る・出す
協力会社
注文書と請書のPDF
発注者
施工体制台帳と施工体系図
実行原価アプリ
外注費の見込み
下請契約、記載事項、変更の記録、協力会社、見本、設定は会社のサーバーに保存し、同じ会社の端末どうしで共有します。下請契約の注文金額は実行原価アプリが外注費の見込みに使います。
PDFの本体はアプリに残さず、書き出した日時と番号と金額の写しだけを残します。下請契約は帳簿の元として消さず、取り消しの状態で残します。
下書き、請書の受領、取り消し、再下請負通知書の入力は通信が無くても使え、通信が戻ると送ります。注文番号をサーバーが振るため、注文書を出すのは通信できるときに限ります。
外部サービスとはつながず、注文書と請書のPDFを「共有する」で端末の共有シートからLINEやメールへ渡すか、保存して利用者が協力会社へ送ります。施工体制台帳と施工体系図も同じようにPDFで共有するか、PDFとCSVを書き出して発注者へ渡します。
Q
A
判断しません。建設業法第19条の各号に当たる項目が埋まっているかを確かめる検査です。同梱の契約の条件の見本も法的な助言ではなく、自社の条件に直して使う前提です。
Q
A
1次の下請契約の総額を工事ごとに足し、設定の基準額以上なら目安の印を出します。基準額は空で出荷しており、自社で国土交通省の資料を確かめて入れるまで目安は出ません。目安は判断の補助で、作成の義務の判定はしません。
Q
A
使えます。実行原価アプリが無い場合は、このアプリの工事の画面で工事を登録します。実行原価アプリを使っている会社では工事が届き、注文金額が外注費の見込みに使われます。
Q
A
契約済みの注文の金額と工期は直せず、元の注文に結び付けた変更の注文書を出して変えます。施工体制の総額には変更後の金額が使われます。取り消すときは理由を残し、記録は取り消しの状態で残ります。
Q
A
ログインはメンバーごとで、管理者が使える人を選びます。名前はログインした人のものが初めから入ります。注文を出した人と請書を受け取った人には、名乗った名前が残ります。注文を出す前に社内の承認を通したい場合は、承認アプリと組み合わせます。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。工事2件、協力会社5社、下請契約10件まで試せ、記載事項が足りない注文や2次の再下請負通知書を含む見本も入っています。書類には透かしが入ります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、注文書と施工体制台帳のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
