運賃請求
距離制、個建て、時間制、待機料、附帯作業、端数の丸め、下限を、荷主ごとに規則の組み合わせで登録します。運行の記録から締め日ごとに請求を組み立て、明細の1行ごとに計算の説明を残します。運行の記録にあって請求に載っていない待機と附帯作業は、荷主ごとに一覧で出します。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
荷主ごとに計算の方法が違い、月末の請求づくりに何日もかかっている中小の運送会社の事務所
02
待機料や附帯作業の請求を出し忘れ、取りこぼした額が積み重なっている運送会社の経営者
03
運賃の計算の例外が、ベテランの事務担当の記憶の中にしかなく、引き継げずにいる会社
04
荷主から明細の根拠を聞かれたときに、どの規則でどう計算したかをすぐに答えたい事務担当
01
締めの画面で請求を組み立てるを押し、荷主と期間を選ぶと、運行と案件ごとに基本運賃、待機料、附帯作業の明細が並びます。規則が当てはまらない運行、単価の無い附帯作業、距離が過去の平均から大きく外れた運行は要確認に出ます。
荷主と期間から組み立てた請求の下書きと明細の一覧
02
明細の行を押すと、どの版のどの規則で、どの量から免除を引き、どう丸めて単価を掛けたかの説明が出ます。荷主から明細の根拠を聞かれたときに、この説明をそのまま答えに使えます。
明細の行を押すと出る待機料の計算の説明
03
取り決めの編集で原文に契約書や申し合わせの文言を貼り付け、文言から案を作るを押すと、個建て、距離制、待機料の免除、附帯作業の単価、丸めが規則の案に並びます。案の行は、人がこの行で確かめたを押すまで計算に使いません。
契約書の文言から作った規則の案と原文
04
区分、適用の単位、車格や区間などの条件、基準量、免除、単価表、下限と上限、丸め、税区分を1行ずつ並べ、適用の開始日で版を分けます。見本の運行を選ぶと計算の途中が出て、過去の運行で計算し直した額と実際の請求額も並べて確かめられます。
見本の運行で規則ごとの計算の途中を見る試算
05
請求漏れの画面で、荷主都合の待機、附帯作業、運行のうち確定した請求に載っていないものを荷主ごとに一覧し、今の規則で計算した合計額を出します。行を選んで追加で請求するか、請求しない理由を付けます。
確定した請求に載っていない待機料の一覧と合計額
06
要確認を片付けて確定すると請求書の番号が振られ、明細がロックされます。適格請求書の記載事項を載せた請求書と、運行ごとの運賃明細を1つのPDFに保存でき、運賃明細はCSVでも書き出せます。
運賃請求は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
取引先から荷主を選ぶか新しく作り、締め日、支払期限、請求書の宛名と敬称を入れます。
契約書の文言を貼り付けて規則の案を出し、読めなかった部分を人が直して保存します。
過去1か月分の運行を取り込み、規則で計算した額と出した請求額の差を見て規則を直します。
荷主と期間を選んで明細を並べ、要確認を片付けて確定し、請求書と運賃明細のPDFを書き出します。
請求に載っていない待機と附帯作業を見て、追加で請求するか、請求しない理由を残します。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
事務担当
契約書の文言と運賃の規則
運行記録アプリ
運行と待機と附帯作業
CSVの取り込み
既存のシステムやExcelの運行
運賃請求
荷主ごとの規則と運行、請求の明細
見る・出す
荷主
請求書と運賃明細のPDF
事務担当
請求漏れの一覧と合計額
入金消込アプリ
確定した売掛の請求
データはサーバーに保存し、同じ会社の端末どうしで共有します。運行、地点、附帯作業は配車記録アプリと運行記録アプリの記録を読み、確定した請求は売掛の請求として入金消込アプリに渡ります。
確定した請求の明細は直せず、取り消して作り直します。規則を後で直しても、確定した明細の金額は変わりません。取り消しても行と履歴は残ります。
荷主、取り決め、運行の入力、請求の組み立て、要確認の片付けは通信が無くてもでき、通信が戻ると送ります。請求書の番号はサーバーが振るため、確定と取り消しは通信できるときに行います。
請求書と運賃明細は1つのPDFに保存し、自社のメールなどで荷主へ送ります。運賃明細と請求漏れの一覧はCSVで書き出せます。燃料の上乗せに使う燃料の価格は、燃料の価格の画面で月ごとに入れます。
Q
A
使えます。運行を本アプリで手入力するか、既存の運行管理のシステムやExcelからCSVで取り込めば請求まで通せます。運行記録アプリがあれば、記録した待機と附帯作業がそのまま請求に使われます。
Q
A
規則の案は保存する前に人が確かめ、案のまま計算には使いません。読めなかった文は案に入れず、原文に印を付けて残します。原文は取り決めの版に残り、規則と並べて見られます。
Q
A
荷主都合の待機の印が付いた地点ごとに、到着日時と指定された到着日時の遅いほうから、荷役の開始までを待機時間とします。そこから規則の免除を引き、丸めと単価を当てて待機料にします。
Q
A
消費税は請求書ごとに税率ごとの合計へ1回だけ掛け、1円未満を切り捨てます。高速代は立替金で不課税を既定にし、課税の対象額に入れずに分けて載せます。荷主ごとに課税へ変えられます。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。計算の方法が全部違う荷主8社と1か月分の運行の見本で、請求の組み立てと待機料の請求漏れの出方を試せます。PDFには見本の透かしが入ります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、運賃請求のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
