配車記録
ホワイトボードと担当者の頭の中にある配車を、引き継げる記録に変えます。割り当てるたびに理由を選択肢と一言で残し、新しい案件では荷主、車格、地域、時間帯が似た過去の割り当てを理由とともに並べます。傭車先へ任せた案件からは実運送体制管理簿の行をその場で作ります。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
配車が1人のベテランの記憶にあり、その人が休むと翌日の配車が組めない中小の運送会社
02
配車担当が辞めたときに、荷主ごとの判断を引き継げるかが不安な運送会社の社長や役員
03
元請として傭車を使っているのに、実運送体制管理簿を紙でしか作れていない運送会社の配車担当
04
保有車両10台から50台、配車担当が1人から3人で、ホワイトボードで配車を組んでいる会社
01
日を選ぶと、左に未配車の案件、右に車両ごとと傭車先ごとの割り当て済みの案件が並びます。カードには指定の車格、理由の記録の状態、管理簿の項目の抜けが印で出ます。
配車板の車両ごとの行に、割り当てた案件と理由の記録の状態が出ます
02
割り当ての画面に、荷主、指定の車格、卸地の地域、積みの時間帯が似た過去の割り当てを、点数の高い順に上位5件まで理由とともに出します。理由が記録済みで十分に似た割り当てがあれば、推奨として割り当て先に入れられます。
割り当ての画面に、推奨と過去の似た案件が理由とともに並びます
04
配車板で担当者が不在のときを押すと、未配車の案件ごとに、記録のある判断から推奨が出るか、手掛かりが無く止まるかを並べます。誰が代わっても組める案件と、聞いておくべき案件が分かります。
担当者が不在のときに、推奨が出る案件と止まる案件を並べます
05
直近13か月の理由の記録率と月ごとの推移、いつもの、前回と同じのような中身の無い理由の一覧、荷主ごとの乗務員の偏り、配車担当ごとの件数を出します。
理由の記録率と月ごとの推移で、属人化の度合いを確かめます
06
真荷主の名前があり重量が1.5トン以上の案件を傭車先へ割り当てると、管理簿の行ができ、抜けている項目に印が出ます。真荷主で絞ってPDFとCSVで書き出せます。
傭車先へ任せた案件から、実運送体制管理簿の行ができます
03
自社の車両と乗務員か、傭車先と支払額を選んで割り当て、理由を荷主の指定、車格と車種、経路などの選択肢と一言で残します。付け替えたときは前の割り当てと付け替えの理由が案件の詳細に残ります。
配車記録は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
荷主、積日と積地、卸日と卸地、品目、重量、指定の車格を入れるか、荷主の注文の表をCSVで取り込みます。
日を選ぶと、未配車の案件と、車両ごとと傭車先ごとの割り当てが並びます。15時以後は翌日が出ます。
過去の似た割り当てと理由を見ながら、車両と乗務員か傭車先を選び、判断の理由を残します。
割り当てると運行の予定ができ、運行記録アプリを使っていれば、乗務員ごとの今日の運行に出ます。
当日の変更は付け替えて理由を残し、真荷主から閲覧を求められたら管理簿を書き出します。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
配車担当
割り当てと判断の理由
荷主の注文の表
案件のCSV
配車記録
直近13か月の案件と割り当てと判断の理由
見る・出す
代わりの配車担当
似た案件と推奨
社長や役員
属人化の度合い
真荷主
実運送体制管理簿のPDF
記録はサーバーに保存し、同じ会社の端末どうしで共有します。案件、運行、車両、乗務員は運行記録アプリと運賃請求アプリと共有し、割り当てと理由、管理簿、書面の記録は本アプリだけが持ちます。
通信が無くても案件の登録、割り当て、理由、管理簿、書面の記録ができ、通信が戻ってから送ります。案件番号はサーバーが振るため、通信が戻るまで付きません。
外部サービスとはつながず、アプリの中で完結します。傭車先への依頼の内容はPDFで書き出し、いつもの方法で送れます。地域は都道府県と市区町村の文字で持ちます。
案件と管理簿は直近13か月を持ち、似た案件の参照もこの範囲から探します。設定から13か月を過ぎた記録を消せ、件数が上限に近づくと画面で知らせます。
Q
A
荷主が同じなら40点、指定の車格が同じなら25点、卸地の地域が同じなら20点、積みの時間帯が同じなら15点として足し、理由が記録済みで点数の高い過去の割り当てから推奨を出します。重みは設定で変えられ、割り当て先を選ぶのは人です。
Q
A
使えます。運行記録アプリが無い会社は、本アプリの車両と乗務員の画面で登録します。運行記録アプリを使っている会社では、そちらで登録した車両と乗務員をそのまま使います。
Q
A
真荷主の名前があり、重量が1.5トン以上で、傭車先へ割り当てた案件に行ができます。自社の車両に割り当てた案件ではできません。管理簿の内容が法令を満たすかの判断はしません。
Q
A
サーバーが後に受け取った割り当てが残り、上書きされた側に知らせが出ます。上書きされた割り当ても付け替えの履歴に残ります。割り当てと理由には名乗った名前が残ります。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。荷主10社、車両8台、乗務員10人と過去の割り当ての見本で、理由のある案件は推奨が出て、理由の無い案件は止まる様子を試せます。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、配車記録のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
