外注発注
めっき、熱処理、研磨などの外注先と材料の仕入先へ出す発注書面を、記載事項を欄として埋める形で作ります。支払条件から支払期日を出し、受領から60日を超えるなら書き出す前に止めます。送った日と方法、受領した日と数量も記録し、取引の記録として残します。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
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めっき、熱処理、研磨などの外注を、電話と手書きのFAXの注文書で出している受託加工の町工場
02
発注書面に代金や支払期日を書かないまま、急ぎの外注を出してしまうことがある事務担当
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取適法の施行を受けて、外注先へ出す発注書面の記載事項と支払期日を見直したい会社の社長
04
外注先ごとにどれだけ出していて、どれがまだ戻っていないかを一覧で把握したい工場長
01
発注の作成で、発注先、委託した日、明細、代金の額、支払期日、受領の期日と場所、検査を入れます。右の記載事項の確認に、事項ごとに満たした、欠けている、該当しないが出て、欠けを押すとその欄へ移ります。
記載事項ごとに満たした、欠けているを横に出す発注の作成
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発注先の締め日と支払月と支払日から支払期日を出し、受領日を1日目として60日目より後なら止めます。月末締め翌月末払いで月初に受領する発注のように、61日目以降になる支払期日を見つけます。
支払期日が受領から60日を超え、書き出しを止めた発注
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外注に出している受注品の画面で「発注する」を押すと、受注品と工程と数量を引き継いだ発注ができます。発注先は工程の既定の外注先、受領の期日は外注の日数から入ります。
外注の工程に入り、発注を待っている受注品の一覧
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書面の確認でPDFの見た目を確かめて書き出します。一覧で選んだ発注をまとめて書き出すこともできます。「共有する」で共有シートを開けば、PDFをLINEやメールのアプリへそのまま渡せます。自分のメールかFAXで送ることもでき、送った日と方法と送り先を記録します。
確定した発注書面のPDFを確かめて書き出す画面
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受領日、明細ごとの数量、検査の完了日を入れ、分割の受領にも対応します。送った後の変更は理由を残して版が上がります。発注、版、送付、受領、取消は期間と発注先で絞ってCSVで書き出せます。
止まっている発注と受領の期日を過ぎた発注を知らせる一覧
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有償支給の印を付けると、品名、数量、対価、引渡し期日、決済期日、決済方法の6つの欄が必須になります。取適法の対象の発注先で支払方法に手形を選ぶと書き出せません。
外注発注は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
外注先と仕入先を選ぶか足し、取適法の対象かの印、支払条件、既定の支払方法、送り方を決めます。
受注品の外注工程から起こすか、新しく作ります。記載事項の確認で欠けと60日を超える支払期日がないかを確かめます。
確定すると発注番号が振られます。PDFを「共有する」でメールやLINEへ渡すか、書き出して自分のメールかFAXで送り、送った記録を付けます。
外注品や材料が届いたら受領日と数量を入れます。受領した数量が発注に達すると受領済みになります。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
事務担当
発注先と明細と支払条件
工程進捗アプリ
外注の工程に入った受注品
外注発注
発注書面の版と、送付と受領の記録
見る・出す
外注先と仕入先
発注書面のPDF
事務担当
取引の記録のCSV
データはアベイルシステムのサーバーに保存し、同じ会社の端末で共有します。受注品と工程は受注読取と工程進捗のアプリから読み、取引先は他のアプリと共有します。
確定した発注は消せず、取消として残します。送った記録、受領、書面の版は追記だけで後から直せません。委託した日から2年たっていない発注は削除できません。
外部サービスとの連携はありません。PDFはブラウザの中で作り、メールは送り先と件名を入れたメールソフトを開くだけで、添付と送信は利用者が行います。
発注の作成と変更、確定済みの書き出し、送った記録、受領はでき、通信が戻ると送ります。発注番号はサーバーが振るため、確定は通信できるときに行います。
Q
A
判定しません。資本金や従業員数から対象かを決めることはせず、発注先ごとに利用者が対象か対象外かの印を付け、根拠と確かめた日を残します。個別の判断は弁護士や取引の相談窓口に確かめてください。
Q
A
名称、委託した日、給付の内容、受領の期日と場所はどの発注先でも必須です。代金の額や支払期日の欠けと、60日を超える支払期日は、対象でない発注先では止めずに知らせだけを出します。
Q
A
本アプリでは行いません。外注先からの請求は請求書受領アプリで登録し、支払いは支払予定アプリで行います。本アプリの支払日は、取引の記録のために入れる控えです。
Q
A
使えます。発注の一覧の「新しく作る」から、受注品を選ばずに外注や材料の発注を作れます。外注に出している受注品の一覧は、そのときは空になります。
Q
A
満たすとはお伝えしていません。発注書面のPDFは電子取引データとして対象になりうるため、保存の方法と年数は税理士に確かめてください。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、外注発注のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
