受注読取
製造
自社に合わせて直せる見本
注文書を見ながら受注を打ち直す作業をなくします
顧客から届いた注文書と図面を置くと、注文番号、品番、数量、納期、単価を読み取って受注の下書きにします。顧客品番は自社品番へ引き当て、工程の順を受注品へ引き継ぎます。確からしさの低い欄だけを人が確かめて確定します。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
ビジネス向けアプリ
BEFORE / AFTER
導入の前と後
今のやり方
受注読取を入れると
今
FAXやメールの注文書を見ながら、受注台帳へ打ち直している
注文書を置くと、注文番号や数量、納期を読んで下書きにします
今
顧客品番と自社品番の対応が、特定の担当者の記憶に頼っている
顧客品番や図面番号から自社品番を引き当て、候補を並べます
今
図面の改訂が前の受注と違うことに、作り始めてから気づく
直前の受注と改訂が違えば、確定の前に下書きで知らせます
今
注文書に支払期日などの記載が無くても、見過ごしてしまう
印を付けた顧客の注文書は、記載の欠けを確定の前に知らせます
FOR YOU
こんな会社と担当者のためのアプリです
01
顧客の図面と注文書で部品を作る、切削や板金、プレス、溶接の受託加工を営む町工場の社長
02
FAXやメールで届く注文書を見ながら、受注台帳や生産管理のシステムへ打ち直している事務担当
03
顧客品番と自社品番の対応が特定の担当者の記憶に頼っていて、休まれると受注の入力が止まる会社
04
図面の改訂の取り違えで作り直しが出たことがあり、受注のたびに改訂を確かめたい工場長
FEATURES
できること
01
注文書をそのまま置いて読み取る
取り込みの画面で「カメラで撮る」か「ファイルを選ぶ」で注文書を置きます。文字のあるPDFは端末の中で読み、FAXや写真は画像の読み取りで注文番号、品番、数量、納期、単価を拾います。
読み取った注文書と下書きを左右に並べて確かめる画面
02
欄ごとの確からしさと要確認
下書きの確認では左に元の書面、右に読み取りの結果が並びます。確からしさの低い欄は要確認になり、直すか「この値でよい」を押すまで確定できません。数量と単価の積が金額と合わない下書きも要確認になります。
同じ品名が2つある品番を要確認として知らせる下書き
04
図面の改訂の違いを知らせる
同じ自社品番の直前の受注と図面の改訂が違えば、下書きの明細に改訂がCからDに変わったと出します。図面の表題欄から図面番号、改訂、品名、材質、表面処理を読み、受注に結んで保管します。
直前の受注と図面の改訂が違うことを知らせる明細
05
受け取った注文書の取適法の確認
印を付けた顧客の注文書について、発注書面に書くべき事項のうち見つからなかったものと、納期から60日を超える支払期日を知らせます。違反かどうかの判定はせず、顧客と話す材料として受注に残します。
受け取った注文書の記載の欠けを知らせる取適法の確認
06
受注の一覧と分納、注文一覧の取り込み
受注は納期の近い順と顧客ごとに並べ、品番や注文番号で探せます。分納と数量や納期の変更、取消に対応します。EDIの書き出しや注文一覧のCSVとExcelも、列を対応づけると下書きになります。
納期の近い順に並ぶ受注と製作中の一覧
03
顧客品番から自社品番を引き当てる
顧客品番、図面番号、ハイフンや全角半角を寄せた品番、品名の順に自社品番を当てます。同じ顧客に似た品名が複数あれば候補を並べ、初めての品番は「品番を登録する」でその場で作れます。
FIT
自社のやり方に合わせて直せます
受注読取は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
入力する項目
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
書類の見た目
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
確認と承認の順番
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
今使っているソフトとのつなぎ
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
見られる人の範囲
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
使い始めるまで
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
FLOW
使い方の流れ
1
事務担当
顧客と自社品番を登録する
顧客と呼び名の別名、自社品番と工程の順と既定の単価を登録します。既存のExcelからCSVで取り込めます。
2
事務担当
注文書と図面を置く
届いた注文書のPDFや写真を取り込みの画面に置きます。複数ページや複数の注文もまとめて置け、図面も一緒に置けます。
3
事務担当
要確認の欄だけを直す
読み取りの結果が下書きとして並びます。要確認の欄と、引き当てられない品番だけを元の書面と見比べて直します。
4
事務担当
確定して受注番号を振る
確定すると受注番号が振られ、自社品番の工程の順と検査項目が受注品へ引き継がれます。元の書面は受注に紐づきます。
SYSTEM
データの流れと保存
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
顧客
注文書と図面のPDFや写真
事務担当
注文一覧のCSVとExcel
受注読取
受注品と自社品番と、元の注文書と図面
見る・出す
事務担当
納期の近い順の受注の一覧
工程と成績書のアプリ
受注品と工程の順と図面
保存先と社内での共有
受注品、自社品番、品番の対応、顧客はアベイルシステムのサーバーに保存し、同じ会社の別の端末と同期します。工程進捗、成績書と納品書、外注発注のアプリからも同じ受注を参照できます。
画像の読み取りで送る内容
サーバーの読み取りへ送るのは、利用者が読み取りを押したFAXや写真の画像だけです。文字のあるPDFとCSVとExcelは端末の中で読み、外へ送りません。送った画像はサーバーにもモデルにも残しません。
元の注文書と図面の保管
元の注文書と図面は受注に結んで保管し、消さずに隠すだけにします。工程進捗や成績書と納品書のアプリから同じ図面を開けます。
通信できないとき
文字のあるPDFとCSVの取り込み、下書きの修正、品番と顧客の登録はできます。写真とFAXは送信待ちに置き、受注番号はサーバーが振るため確定は通信が戻ってから行います。
FAQ
よくある質問
Q
顧客ごとに注文書の形が違っても読めますか
A
読めます。欄の言葉と並び、数字の形から注文番号や品番、数量、納期を拾い、登録済みの顧客品番と図面番号の文字列を探して当てます。確からしさの低い欄は要確認として人に返し、全部を自動で読めたことにはしません。
Q
読み取った内容がそのまま受注になってしまいませんか
A
なりません。読み取りの結果は下書きとして並び、要確認の欄が1つでも残る下書きは確定できません。人が元の書面と見比べて確定したときに初めて受注番号が振られます。
Q
取適法の確認では何をしてくれますか
A
自社が受託側に当たる顧客に印を付けると、その顧客の注文書で発注書面の記載事項の欠けと、納期から60日を超える支払期日を知らせます。顧客が違反しているかの判定はせず、顧客へ送る書面も作りません。
Q
工程の進みや検査成績書も管理できますか
A
本アプリは受注と品番を受け持ちます。工程の進みは工程進捗アプリ、検査成績書と納品書は成績書と納品書アプリが受け持ち、同じ受注品を共有します。本アプリだけでも受注台帳と品番の対応表として使えます。
Q
契約の前に試せますか
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。見本の顧客と自社品番と注文書が入っており、文字のあるPDFとCSVの読み取りを試せます。データは端末のブラウザの中だけに残ります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、受注読取のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
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