日程調整
担当者ごとの営業時間、休みの時間、会社の休業日、確定した予約から空き時間を出す予約ページを作り、URLを顧客へ渡します。顧客が選んだ日時はそのまま予約になり、相手を顧客台帳の担当者に結んで活動の履歴と商談に残します。同じ会社の端末で共有します。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
顧客との打ち合わせの日時を決めるために、メールの往復で時間を取られている営業担当者
02
予約ツールの中に残った予約を、顧客台帳や商談の記録へ担当者が手で写し直している会社
03
社内でカレンダーのサービスがそろっておらず、カレンダー接続が前提のツールを使えない会社
04
採用や相談の面談を外部の人から受け付け、事務の担当者が予約を見て準備している小さな会社
01
予約ページを作るで、個人、グループ、順番割り当てから種類を選びます。グループは全員が空いている時間を、順番割り当ては誰か1人が空いている時間を出し、当月の予約が少ない人に割り当てます。
今後の予約を日時、相手、担当者、ページで並べる一覧
02
受け付ける曜日と時間帯、担当者の営業時間、休みの時間、会社の休業日と祝日、確定した予約と前後の余白から空き時間を出します。直前の締め切り、開始時刻の刻み、1日の上限も決められます。
予約者が月のカレンダーから日と時間を選ぶ画面
03
候補の時間の画面で担当者と相手を選び、週の空きから候補を20件まで押してURLを作ります。1件予約されるか有効期限を過ぎると、そのURLは受付を終えます。
週の空きから候補を選んで使い切りのURLを作る
04
届いた予約の相手をメールで顧客台帳の担当者に照合し、無ければ会社と担当者を作って活動の履歴に記録します。進行中の商談が1件なら自動で結び、複数なら予約の詳細で選びます。
定型文、完了、不参加、商談に結ぶを操作する予約の詳細
05
予約者は日時を選んで姓名とメールを入れて予約し、完了画面で受付コード、カレンダーに追加するファイル、再調整とキャンセルのURLを受け取ります。再調整の画面では連絡先も直せます。
06
予約の詳細で確認やリマインドの定型文を押すと、担当者の端末のメールソフトが宛先と件名と本文の入った状態で開きます。本文には日時、担当者、場所、再調整とキャンセルのURLが入ります。
07
予約ページから予約が入ったときと、予約者が別の時間へ変えたときと取り消したときに、管理者と全員分を扱う担当者のスマホとパソコンへ通知します。日時や連絡先は載せず、押すとその予約の詳細が開きます。iPhoneはホーム画面に追加したときだけ届きます。
日程調整は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
担当者の名簿から予約を受ける人を選んで営業時間を入れ、種類、場所、時間の長さ、受け付ける曜日を決めた予約ページを公開します。
公開で決まったURLをメールの署名やサイトに載せるか、相手に送ります。名前とメールを埋めて担当営業を優先するURLも作れます。
顧客は予約ページで日と時間を選び、姓名とメールと会社名を入れて予約します。完了画面で再調整とキャンセルのURLを受け取ります。
予約は数秒で全端末に届き、アプリを閉じていてもスマホとパソコンに通知が届きます。詳細から確認の定型文を開いて送り、前日は明日の予約からリマインドを送ります。
打ち合わせの後に完了か不参加を記録すると、顧客台帳の活動の履歴の結果が変わります。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
顧客
予約ページで選んだ日時
担当者
営業時間と休みの時間
担当者
電話で受けた予約
日程調整
予約、予約ページ、担当者の空き時間
見る・出す
担当者と事務
今日と明日の予約
顧客台帳と商談
活動の履歴と結んだ商談
顧客
完了画面と変更のURL
予約、ページ、担当者、設定はアベイルシステムのサーバーに保存し、端末に写しを持ちます。同じ会社の複数の端末で同じ予約を見られ、端末を替えてもログインすれば戻ります。
公開ページが読めるのは予約の時刻と担当者だけで、予約者の氏名と連絡先は読めません。予約者の情報は顧客台帳の担当者として登録し、以後は顧客台帳の決まりで扱います。
予約ページでロボットではないことを確かめるためにCloudflareのTurnstileを使い、予約者の端末の情報がCloudflareへ送られます。カレンダーやメールのサービスへは何も送りません。
通信できない間も予約の一覧と詳細、メモ、完了と不参加の記録ができ、通信が戻ると送ります。公開と停止、候補の時間のURLは通信が要り、公開ページは通信できないと開けません。
Q
A
接続しなくても使えます。アプリに登録した担当者の営業時間、休みの時間、会社の休業日、すでに確定した予約から空き時間を出すため、全員が同じカレンダーのサービスを使っていなくても始められます。
Q
A
担当者自身のメールから届きます。予約の詳細で定型文を押すと、担当者の端末のメールソフトが宛先と件名と本文の入った状態で開くので、内容を確かめてそのまま送ります。
Q
A
1件だけが確定し、もう1人には別の時間を選ぶよう伝えます。長さの違う予約が重なった場合は、アプリで要確認の印を出すので、どちらかを別の時間に直してください。
Q
A
担当者ごとに固定の会議URLを登録しておき、確認の定型文に入れて担当者から伝えます。予約の詳細にも会議URLが出るので、前日のリマインドで改めて伝えることもできます。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。見本の担当者と予約ページと予約が入った状態で始まり、アプリの中で予約者の画面を開いて予約まで試せます。データはその端末のブラウザの中だけに保存されます。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、日程調整のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
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