顧客台帳
Excel、名刺ファイル、メールソフトの連絡先に分かれている顧客の会社と担当者を1つの台帳に集め、電話や来訪のやり取りを相手の記録に残します。入れるときに電話番号やカナを整え、同じ会社や同じ人の候補を出すため、重複と表記の揺れが溜まりません。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
従業員30人ほどまでで、営業と事務の2人から10人が同じ顧客の情報を見て直す会社
02
誰が何を話したかが人の頭の中とメールの中に散っていて、引き継ぎのたびに困っている会社
03
CRMを試したものの入力の手間が多くて定着せず、顧客の情報がまたExcelに戻っている会社
04
メールアドレスの無い相手も多く、電話と来訪と郵送が中心の取引で顧客を管理したい会社
01
会社を開くと、担当者、関係の種類、タグ、活動の履歴、やることが1画面に出ます。担当者を開くと所属する会社と活動の履歴が出て、電話番号を押すと端末の電話アプリで発信できます。
会社の項目、担当者、やること、活動を1画面で見る
04
重複の候補の画面で、法人番号、電話、カナが一致する組を並べ、残す側を選んで統合します。活動とやることと担当者は残す側に集まり、統合の履歴から取り消すと統合前の2件に戻ります。
カナや法人格を除いた会社名が同じ重複の候補
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電話、来訪、郵送、その他の活動を相手の記録から残し、同時に期限と担当の名前を付けたやることを作れます。やることは期限の順に並び、期限を過ぎたものが目立ちます。
スマートフォンで電話のあとに活動を記録する
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保存のときに英数字を半角、カナを全角にそろえ、電話番号と郵便番号の形を整えます。入力中には法人番号や電話番号が同じ会社、前株と後株だけが違う会社名、メールや携帯が同じ担当者を候補に出します。
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手元のExcelをCSVにして取り込みます。列の対応づけのあと全行を端末で検査し、問題の行を直してから登録します。顧客コード、法人番号、メール、会社名と氏名の順に既存と照合し、取り込みの単位で取り消せます。
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項目の変更ごとに、変更前と変更後、名乗った名前、端末、日時を残し、前の値へ戻せます。削除した記録は90日以内ならゴミ箱から戻せ、会社と担当者の全件はいつでもCSVで書き出せます。
顧客台帳は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
最初に端末ごとに履歴に残す名前を名乗り、担当営業の名簿と関係の種類の選択肢を確かめます。
Excelの顧客一覧をCSVにして取り込みます。列の対応づけと全行の検査を済ませてから登録します。
電話や来訪のあとに相手の記録から活動を残し、次にすることがあれば期限付きのやることにします。
タグと保存した絞り込みで、案内の送り先や担当営業ごとの一覧を作り、CSVで書き出します。
重複の候補を見て同じ会社と同じ人を統合します。間違えたときは統合の履歴から取り消します。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
事務
手元のExcelのCSV
営業担当者
電話や来訪の活動
他のアプリ
商談や問い合わせの活動
顧客台帳
会社と担当者と活動とやることの台帳
見る・出す
社内の全員
会社ごとの担当者と履歴
営業担当者
期限順のやること
CSVの書き出し
タグで絞った送り先の一覧
台帳はアベイルシステムのサーバーに保存し、同じ会社の端末で共有します。他の端末の変更は通信できていれば数秒で画面に出ます。同じ項目を同時に直したときは、後から送った人に知らせます。
会社と担当者の全件を端末の写しに持つため、通信できない間も検索、登録、活動の記録ができます。送信は通信が戻ってから行います。
請求書発行と請求書受領と同じ取引先を使い、得意先の会社を2か所に登録せずに済みます。商談管理や問い合わせ対応で残した活動も、相手の履歴に出ます。
アプリから外部のサービスへ個人情報を送る機能は持ちません。台帳を読めるのは同じ会社の端末だけで、書き出したCSVの扱いは利用者の責任になります。
Q
A
分かります。ログインした人の名前で、変更前と変更後、端末、日時を変更の履歴に残し、前の値へ戻せます。アプリを使える人は管理者が選べます。見本には行ごとに見られる範囲や直せる範囲を分ける権限はありませんが、担当や部署ごとに分けたい場合は、自社に合わせて直すときに分けます。
Q
A
CSVにして取り込めます。UTF-8とShift-JISのどちらでも読み、会社と担当者を1つのファイルに書いても別々でもかまいません。全行を検査して問題の行を直してから登録し、取り込みの単位で取り消せます。
Q
A
同じアプリをスマートフォンの幅で使えます。会社と担当者の一覧と詳細、登録、活動の記録、やること、全体検索が使えます。取り込みと書き出し、重複の候補、作業履歴はパソコンで開きます。
Q
A
会社、担当者、活動はいつでも全項目をCSVで書き出せるため、手元に残せます。書き出したCSVは取り込み直すと元と同じ内容になります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、顧客台帳のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
