メール記録と予定連携
GmailとMicrosoft 365のメールボックスとカレンダーをつなぎ、顧客台帳にある相手とのメールと予定を、会社と担当者の活動の履歴に記録します。アプリで書いたメールはつないだGmailかOutlookから送り、予定は招待つきでカレンダーに入れます。退職や異動で経緯が消えなくなります。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
顧客とのメールのやり取りが各人の受信トレイに閉じていて、退職や異動で経緯が消えてしまう会社
02
Google WorkspaceとMicrosoft 365が社内で混ざっていて、片方でしか動かないツールが使えない会社
03
全メールが勝手に記録される仕組みは避け、記録する相手と範囲を自社で決めたい営業の責任者
04
顧客台帳を使っていて、メールと打ち合わせの記録を商談や営業の集計にそのまま生かしたい会社
01
メールの画面でメールボックスを選び、期間、相手、語で受信トレイと送信済みを検索します。顧客台帳にある相手とのメールに記録が出て、押すと会社と担当者の活動の履歴に入ります。記録済みには印が付きます。
台帳の相手とのメールを候補に並べるメールの検索
03
件名が変わっても、GmailとOutlookのスレッドで同じやり取りとして並べます。記録先の変更では、スレッド全体かこのメールだけを選んで別の相手や商談に付け替えられます。
記録したメールを相手、商談、記録した人とともに並べる
04
メールを書くで送信元を選び、テンプレートで会社名や担当者の姓と敬称を差し込みます。署名はメールボックスごとに付き、下書きは自動で保存されます。送るとつないだGmailかOutlookから送られ、記録に入ります。
テンプレートで会社名と姓を差し込んだメールの作成
05
取り込むカレンダーを複数選び、予定を週と月で並べます。台帳の相手が参加する予定に記録が出ます。予定を作るとカレンダーに入って参加者に招待が届き、GoogleはMeet、MicrosoftはTeamsの会議リンクを付けられます。
台帳の相手がいる予定に記録が出る週の予定
02
メールボックスごとに、台帳の相手との全メール、記録済みのスレッドへの返信だけ、手で選ぶだけから決まりを選びます。既定は手で選ぶだけです。記録しない相手のアドレスとドメインも決められます。
06
打ち合わせの記録で、結果、所要時間、社内メモ、相手と商談を付けて保存します。結果の選択肢は足したり名前を変えたりでき、その場でフォローのやることも作れます。
メール記録と予定連携は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
メールボックスの画面でGoogleかMicrosoftをつなぎ、認可の画面で許可します。名前、署名、自動記録の決まり、取り込むカレンダーを決めます。
期間と相手で検索し、台帳の相手とのメールを記録します。台帳に無い相手は、その場で担当者として登録してから記録します。
テンプレートとスニペットで本文を書いて送ると、つないだGmailかOutlookの送信済みに残り、記録にも入ります。
予定を作って招待を送り、打ち合わせの後に結果、所要時間、社内メモを付けます。記録は顧客台帳と商談の履歴に出ます。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
メールボックス
台帳の相手とのメール
カレンダー
台帳の相手がいる予定
営業
打ち合わせの結果
メール記録と予定連携
会社と担当者に結んだメールと予定の記録
見る・出す
顧客台帳
会社と担当者の活動の履歴
商談管理
商談に結んだ記録
顧客
送ったメールと予定の招待
つながる外部サービス
Google Workspace
Gmailの送信とカレンダーの読み書き
Microsoft 365
メールの検索と送信、予定の読み書き
記録したメールと予定、メールボックスの設定、下書き、テンプレートはアベイルシステムに保存します。検索の結果と予定の一覧は保存せず、台帳に無い相手のメールはサーバーに残しません。
同じ会社の端末どうしで記録と下書きを共有し、他の端末の変更は数秒で画面に出ます。記録は顧客台帳の活動の履歴に入り、顧客台帳、商談管理、営業レポートがそのまま読みます。
つないだメールボックスのメールと予定を読み、メールの送信と予定の作成、変更、削除を書き込みます。トークンはサーバーで暗号化して保存し、開封追跡やリンクの書き換えはしません。
通信できない間は、記録の一覧と下書きの編集ができます。検索、スレッドの表示、送信、予定の作成はできず、送信は通信が戻ってから人が押します。
Q
A
使えます。Gmailのメールボックスでは、アプリからのメールの送信と送ったメールの記録、Googleカレンダーの予定の取り込みと作成を使えます。受信したメールの検索と記録は、Microsoft 365のメールボックスで使えます。
Q
A
記録するのは顧客台帳にある相手とのメールだけです。自動記録の決まりはメールボックスごとに選べ、既定は手で選ぶだけです。社内や記録したくない相手は記録しない相手の一覧で除外できます。
Q
A
付きません。アプリは開封追跡やリンクの書き換えをしないため、送った文面がそのまま相手に届きます。相手の端末には何も仕掛けません。
Q
A
つなげます。メールボックスは会社の中で複数つなぎ、使う人がその場で選びます。個人のメールボックスをつなぐかどうかは、その人の同意のうえで会社が判断してください。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。見本のメールボックスとメールと予定が入った状態で始まり、検索と記録を試せます。送信は記録だけを残し、実際には送りません。データはその端末の中だけに保存されます。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、メール記録と予定連携のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
