ITと委託先の台帳
使っているクラウドサービス、社内のシステム、機器、業務の委託先ごとに、自社の社員と顧客のどの情報を預けているかを1つの台帳にまとめます。報道や知らせに出た名前で引けば、漏れたかもしれない項目と人数がその場で出ます。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
総務や経理の担当が、情報システムの担当を兼ねている会社
02
クラウドサービスや給与計算などの委託先が増え、何をどこに預けたか一覧が無い会社
03
取引先や委託先から漏えいの知らせが届いたとき、誰が何をするかが決まっていない会社
04
退職した人が管理者のまま残っていないか、年に一度は見直したい会社
01
クラウドサービス、社内のシステム、複合機などの機器、給与計算や記帳などの業務の委託を、提供元、社内の担当、契約の始まりと終わり、費用の控えとともに1つの台帳にまとめます。
報道や知らせに出た名前で引くと、漏れたかもしれない項目と人数が出ます
02
サービスごとに、社員の情報を在籍の全員か選んだ人かで持ち、氏名、メールアドレス、口座、マイナンバーなど17の項目から選びます。顧客と取引先の情報は項目と件数のめやすを持ちます。
委託先と提供元ごとに、預けている情報と契約の終わりがまとまります
03
サービスの名前、別の呼び方、提供元の会社の名前を、全角と半角やひらがなとカタカナの違いをそろえて突き合わせます。社員は重なりを除いて数え、項目ごとに預けていたサービスを並べます。
知らせを受けた日からの期限の目安と、社員への知らせの文の下書き
04
知らせを受けた日を1日目として、個人情報保護委員会の案内にある速報と確報の日数で目安の日を出します。社員と取引先への文は、項目と人数と問い合わせ先を入れた下書きから作れます。
サービスごとに、預けている社員の情報の範囲と項目、管理者、契約を持ちます
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会社ごとに、使っているサービス、預けている情報、契約の終わりをまとめて見られます。
スマホでも台帳と対応中の知らせを見られます
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管理者を社員の名簿から選び、多要素認証の掛け方と見直した日を持ちます。退職した人が管理者に残っている、多要素認証が無い、見直してから1年を過ぎた、契約の終わりが近いといった印が台帳に出ます。
ITと委託先の台帳は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
使っているサービス、機器、業務の委託を、提供元と契約とともに台帳に入れます。
サービスごとに、社員と顧客の情報の項目と、管理者と多要素認証を選びます。
報道や委託先の知らせに出た名前で引き、漏れたかもしれない項目と人数を確かめます。
知らせを記録して期限の目安を見ながら、社員と取引先への文を直して送り、知らせた日を残します。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
総務の担当
サービスと委託先、預けている情報、管理者、多要素認証、契約
従業員台帳と請求書発行などの業務アプリ
社員の名簿と取引先
ITと委託先の台帳
サービスと委託先ごとの、預けている情報と漏えいの知らせの台帳
見る・出す
総務の担当と経営者
漏れたかもしれない項目と人数、期限の目安、知らせの文の下書き
管理者のパスワード、APIの鍵、暗証番号などの秘密の値は持ちません。書く欄は無く、どの欄でも値を書いたように見える文は保存しません。台帳そのものが狙われる的にならないためです。
社員は従業員台帳、取引先は請求書発行や顧客台帳などの業務アプリで入れた名簿を読むだけで、このアプリからは書き換えません。名簿が無いときは人数と会社の名前を入れて使えます。
データはアベイルシステムに保存し、会社の管理者と、管理者が選んだ担当者の端末に届きます。ほかのメンバーには台帳も社員の名簿も届きません。
台帳や名前を外部のサービスへ送りません。通信できない間も見て入力でき、送るのは通信が戻ってからです。
Q
A
判断しません。知らせを受けた日から日付を数えた目安を出すだけです。報告が要るかどうかは、画面から開ける個人情報保護委員会の案内で確かめ、必要なら専門家に相談してください。
Q
A
SaaS管理ツールは、アカウントの数や費用、退職者の消し忘れを主に扱います。この台帳は、そのサービスに自社の何を預けているかと、漏れたときに何日までに何をするかを正面に置いています。並べて使えます。
Q
A
控えません。台帳に持つのは、誰が管理者か、多要素認証を掛けているか、最後に見直した日だけです。パスワードは、パスワードの管理の道具で守ってください。
Q
A
見本では、確認表への回答の機能は持ちません。要る場合は自社に合わせて直すときに足せます。
Q
A
見本では、他のツールのCSVの取り込みは持ちません。要る場合は自社に合わせて直すときに足せます。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。架空の会社と12人の社員、9件のサービスが入っており、名前で引くこと、期限の目安、知らせの文の下書きを試せます。データは端末のブラウザの中だけに残ります。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、ITと委託先の台帳のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
