問い合わせ対応
電話、来訪、メール、サイトのフォームで受けた問い合わせを同じ一覧に集めます。担当、状態、優先度ごとの初回返信と完了の期限を、営業時間と祝日と休業日で数えて札で示します。返信と内部メモは1本の時系列に残り、同じ会社の端末で共有されます。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
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代表アドレスや電話の問い合わせを数人で受けていて、誰が返したか分からなくなる会社
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電話や来訪で受けた用件が手元のメモのまま残り、担当の決まらない放置や対応の漏れが起きている会社
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営業と事務の2人から10人ほどで、問い合わせの受付と返信を分担している小さな会社
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相手の過去の問い合わせや返した内容を、顧客台帳の会社と担当者に結んで調べたい顧客対応の責任者
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新規受付で相手の氏名と件名を書けば受け付けられ、メールや会社名から顧客台帳の相手を候補に出します。フォームから届いた問い合わせも同じ一覧に入り、未割り当て、自分の担当、期限超過などのタブで見ます。
担当、状態、優先度、期限の札が並ぶ問い合わせの一覧
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詳細の画面で返信を記録、連絡を記録、メモを書くを押して記録します。受付の内容、返信、顧客からの連絡、内部メモ、状態と担当の変更が時系列に並び、内部メモでは名簿の人をメンションできます。
定型文を選んで返信を記録する問い合わせの詳細
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レポートの画面で、月別と担当別の受付件数、完了件数、初回返信と完了までの時間の中央値、期限内の割合を見ます。全体検索では件名、本文、相手の氏名やメールを1つの欄で探せます。
月別と担当別に件数と返信までの時間を見るレポート
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担当を名簿から選び、状態を新規、対応中、顧客の返答待ち、完了で管理します。受付の種類ごとに既定の担当者と優先度を決めておくと、新規受付で最初から入ります。完了後の再開もできます。
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優先度ごとに初回返信と完了の期限を、営業時間、日本の祝日、会社の休業日を除いて計算します。期限内、期限間近、超過などの札が全端末に同じく出て、返答待ちの間は期限が止まります。
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定型文を選ぶか、本文に短縮名を入れると本文が入ります。定型文に状態と担当の変更を添えておけば、返信の記録と同時に適用されます。相手の氏名や会社名を差し込めます。
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問い合わせフォームから新しい問い合わせが届くと、管理者と全員分を扱う担当者のスマホとパソコンへ、相手の会社名と氏名を通知します。押すとその詳細が開き、新規のままの件数がアイコンに出ます。iPhoneはホーム画面に追加したときだけ届きます。
問い合わせ対応は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
端末ごとに履歴に残す名前を名乗り、担当者の名簿、受付の種類、カテゴリ、優先度ごとの期限、営業時間と休業日を確かめます。
電話や来訪は新規受付で相手と件名と用件を書きます。フォームから届いたものは状態が新規で一覧に入り、開いたときに新着の件数が出ます。
未割り当てのタブから担当を選びます。返したら返信の記録に送った内容と手段を書き、相手の返事を待つ間は顧客の返答待ちにします。
片づいたら完了にし、期限内か超過かが確定します。月に1回、レポートで件数と返信までの時間と期限内の割合を確かめます。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
電話と来訪の受付
新規受付で書いた用件
サイトのフォーム
届いた問い合わせ
問い合わせ対応
問い合わせ、返信、内部メモ、期限
見る・出す
担当者
自分の担当と期限超過
顧客対応の責任者
月別と担当別のレポート
顧客台帳
会社と担当者の活動の履歴
問い合わせはアベイルシステムのサーバーに保存され、ブラウザにも写しを持ちます。端末を替えたりブラウザのデータを消したりしても、ログインして開けば戻ります。
同じ会社の端末どうしで同じ問い合わせ、記録、定型文、設定を使い、他の端末の変更は数秒で画面に出ます。誰が直したかは名乗った名前と端末で変更の履歴に残ります。
通信できない間も受付、記録、状態と担当の変更、検索ができ、通信が戻ると自動で送ります。番号はサーバーが振るため、通信が戻るまで未採番と表示します。
外部サービスとは連携せず、個人情報を外部へ送ることはありません。会社、担当者、名簿、タグ、やることは、顧客台帳など同じ会社のアプリと共有します。
Q
A
扱えます。問い合わせフォームのアプリから届いた問い合わせは、状態が新規、経路がフォームで一覧に入ります。メールが顧客台帳の担当者に一致すれば自動で結ばれます。フォーム自体は別のアプリです。
Q
A
両方の記録が時系列に残ります。二重の返信を防ぐため、担当が空の問い合わせに返信を記録しようとすると先に担当を付けるよう促します。同じ項目を同時に直した場合は、後から送った人に知らせが出ます。
Q
A
優先度ごとに決めた初回返信と完了までの時間を、営業時間の中だけで数えます。既定は月曜から金曜の9時から18時で、日本の祝日と会社の休業日を除きます。期限は手で直すこともできます。
Q
A
CSVで取り込めます。列を対応づけたあと全行の検査が出て、問題のある行を直してから登録します。取り込みの履歴から取り消すこともでき、全件を全項目でCSVに書き出すこともできます。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。見本の問い合わせが入った状態で始まり、データはその端末のブラウザの中だけに保存されます。複数人での共有とフォームからの受付は、自社に合わせてお渡しする版で使えます。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、問い合わせ対応のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
個人やチーム、地域の集まりで使うアプリをお探しのかたは、個人・チーム向けのご案内をご覧ください。
