記録を書く時間が、ケアの時間を削っています。
同じ内容を紙に書き、システムに打ち直し、請求のためにもう一度確認する。記録は必要ですが、三度書く必要はありません。現場の手を空けて、加算の取りこぼしも防ぎます。
記録の一度書きと加算要件の充足確認
01
現場の書き方のまま記録する
音声や短いメモで残した内容から、AIで必要な項目を組み立てる仕組みを開発できます。決まった様式に合わせて書き直す手間を減らせます。02
加算要件の充足をその場で判定
必要な記録や回数が足りているかを日々判定し、不足があればその時点で知らせます。月末になってから気づく事態を防ぎます。03
根拠記録をすぐ取り出せる
請求内容から、その根拠となった記録へたどれる形で保持します。実地指導の準備にかかる時間を短縮できます。記録は減らせませんが、書く回数は減らせます
取れるはずの加算を落としているかどうか、今分かりますか
実地指導の前に慌てて記録を探す状態から抜け出せます
記録と請求の業務で、こんな課題を抱えていませんか
01
同じ内容を、紙とシステムに二重で記録している
現場では紙のほうが早いため手書きで残し、事務所で入力し直しています。転記の分だけ時間がかかり、写し間違いも起きます。
02
加算の要件を満たしているかが、請求の直前まで分からない
必要な記録や実施回数が足りているかを月末に確認しています。不足が見つかっても、その時点では埋め合わせができません。
03
実地指導のたびに、記録を探し集める作業が発生する
紙とシステムに情報が分かれているため、根拠となる記録を揃えるのに時間がかかります。担当者が数日かかりきりになります。
現場の記録と、請求に必要な記録が別物として扱われている
現場が残したいのは、次の担当者に伝えるための情報です。請求で求められるのは、要件を満たした証跡です。この2つが別々の仕組みで管理されているため、同じ出来事について何度も書くことになります。
入力しやすい形と、請求で必要な形が一致していない
現場は自由に書きたい。請求は決まった項目が必要。この差を人が埋めているため、転記作業がなくなりません。
要件の充足が、後からの確認になっている
足りているかどうかを月末に集計して初めて把握します。日々の記録の時点で判定できていれば、その場で対応できたはずのものです。
結論：現場は自由に書き、そこから請求に必要な形をAIが組み立てる。記録の回数を増やさずに、要件の充足を日々確認できる状態にします。
当てはまるものがあれば、まずはお話を聞かせてください
ご相談内容をもとに、進め方の見立てをお伝えします。売り込みはいたしません。
一度書けば、請求まで通る
ここでご紹介するのは、アベイルシステムで個別に開発できる仕組みの例です。業務に合わせて、必要な部分だけを選んで組み立てます。
01
現場の書き方のまま記録する
音声や短いメモで残した内容から、AIで必要な項目を組み立てる仕組みを開発できます。決まった様式に合わせて書き直す手間を減らせます。
02
加算要件の充足をその場で判定
必要な記録や回数が足りているかを日々判定し、不足があればその時点で知らせます。月末になってから気づく事態を防ぎます。
03
根拠記録をすぐ取り出せる
請求内容から、その根拠となった記録へたどれる形で保持します。実地指導の準備にかかる時間を短縮できます。
読むより、触ったほうが早いと思います
一度書けば、請求まで通る
現場の書き方のまま残した記録から、加算の要件を満たしているかを日々判定します。月末を待ちません。登録も何も要りません。
加算の充足タブをご覧ください。口腔機能向上加算はあと1回で間に合いますが、科学的介護推進体制加算は期限の9月15日を過ぎています。従来のやり方に切り替えると、この差が分かるのは翌月1日です。
アカウント登録は不要です。入力したデータはお使いのブラウザの中だけに残ります。
導入までの進め方
STEP 1
現状ヒアリング
今お使いのExcelや画面をそのまま見せていただき、どこで手が止まっているかを一緒に洗い出します。
STEP 2
画面モックで確認
設計の段階で、実際に触れる画面モックをご用意します。仕様書の言葉だけでなく実物を触っていただき、ズレを早い段階で潰します。
STEP 3
設計とレビュー
データ構造・権限・連携方式をプロのエンジニアが設計しレビューします。動くだけの状態では納品しません。
STEP 4
稼働と改善
小さく本番投入し、現場の声に合わせて育てます。機能追加は必要な分だけを小さく見積もり、段階的に積み上げます。
従来手法とアベイルシステムの比較
| 比較項目 | 従来のやり方 | アベイルシステム |
|---|---|---|
| 記録の回数 | 紙に書き、システムに打ち直す | 一度残せば請求まで通る |
| 現場の記録方法 | 決まった様式に合わせて入力する | 音声や短いメモのまま残せる |
| 加算要件の確認 | 月末にまとめて集計して確認する | 日々判定し、不足をその場で通知する |
| 実地指導の準備 | 記録を探し集めるのに数日かかる | 請求から根拠記録へ即座にたどれる |
| 事務作業の時間 | 転記と確認に日々数時間かかる | 転記工程を減らし、ケアの時間に戻す |
たとえば、こんなお悩みがあります
「職員が記録に取られる時間が長すぎます。その分、利用者さんと向き合う時間が減っています」
介護事業所・管理者「取れるはずだった加算を落としていたことが、後から分かりました。悔しいです」
施設長「実地指導の前は、記録を探すために事務所が1週間まわらなくなります」
事務長よくいただくご質問
Q
個人情報の取り扱いが心配です
A
扱う情報の範囲と保存場所を設計段階で明確にし、アクセス権限を職種と役割に応じて分けます。AIで処理する場合は、送信する情報の範囲もあわせて明示します。
Q
今使っている介護ソフトや電子カルテがあります
A
置き換えるのではなく、記録の入口と要件確認を追加する形で併用できます。既存ソフトへのデータ受け渡しも、取り込み形式に合わせて個別に開発できます。
Q
職員の年齢層が高く、新しい操作を覚えられるか不安です
A
音声で話すだけ、写真を撮るだけといった操作まで削ぎ落とせます。新しい様式を覚え直す必要がない点が、従来のシステムとの大きな違いです。
Q
費用はどのくらいかかりますか
A
対象業務の範囲と連携先の数で決まります。まず小さな範囲から始めて効果を確認いただく進め方を標準としています。概算は初回のヒアリングでその場でお伝えします。
Q
既存のシステムやSaaSは使い続けられますか
A
使い続けられます。既存システムは残したまま、データ連携や画面だけを追加する形が多く、全部を入れ替える必要はありません。
Q
AIが作ったもので品質は大丈夫ですか
A
生成した内容はプロのエンジニアが設計とレビューを行います。データ構造・権限・セキュリティは人間が責任を持って担保します。
記録の二度手間をなくす。医療・介護向け無料相談
現在の記録と請求の流れをお知らせください。どこを一度書きにまとめられるかをお伝えします。
お問い合わせの際は「現在の記録と請求の流れ」をお書き添えください
例: 現場は紙に記入し事務所でソフトに入力、加算要件の確認は月末にまとめて実施など